CUADERNO DE INCIDENCIAS EN OBRAS FÍSICO Y DIGITAL SEGÚN EL NUEVO REGLAMENTO - LEY 32069

Diploma en Cuaderno de Incidencias en Obras Físico y Digital según el Nuevo Reglamento – Ley 32069. Conoce el marco normativo, aprende a implementar y usar el cuaderno digital, registrar incidencias y modificaciones contractuales, así como controlar, fiscalizar y cerrar contratos con éxito. Fortalece tu gestión en obras públicas y privadas. ¡Inscríbete hoy mismo!

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Cambios Introducidos por la Ley 32069 en Obras Públicas

1. Nuevas disposiciones generales y principios rectores

• La Ley 32069 reemplaza y amplía los principios rectores de 9 a 15, incorporando conceptos como valor por dinero, gestión de riesgos, sostenibilidad e innovación.
• Se busca mayor eficiencia, transparencia y economía en las contrataciones públicas.
• Se promueve la gestión de calidad y la profesionalización técnica en la ejecución de obras.

2. Modificaciones en la ejecución y supervisión de obras

• El contratista, el supervisor, la entidad o un tercero pueden elaborar expedientes técnicos y reportar incidencias físicas o digitales.
• Se precisan reglas sobre prestaciones adicionales, ampliaciones de plazo y control de calidad, priorizando la gestión de riesgos y evidencias en el cuaderno de obra.
• Se incentiva la participación técnica mediante puntajes adicionales por experiencia, grados académicos y certificaciones internacionales.

3. Innovaciones tecnológicas y fortalecimiento institucional

• Se implementa la Plataforma Digital para las Contrataciones Públicas (PLADICOP), que integra información de todas las fases del proceso.
• El antiguo OSCE se transforma en un organismo especializado con funciones proactivas y técnicas.
• Se incorporan mecanismos digitales para mejorar la trazabilidad, la supervisión y la transparencia en la gestión de obras públicas.

Principios de Contratación Aplicados al Cuaderno de Incidencias

1. Eficacia y eficiencia en la gestión de obra

• Las entidades deben priorizar el cumplimiento de los fines públicos sobre formalidades innecesarias.
• Este principio garantiza la calidad técnica y la optimización de recursos en expedientes, procesos y contratos.
• En el cuaderno de incidencias, su aplicación evita burocracia y permite resolver problemas que retrasan la ejecución.

2. Aplicación práctica en casos de obra

• Ante demoras por causas ajenas al contratista, como la falta de aprobación del plan ambiental, se aplica el principio de eficiencia.
• Se documentan los hechos en el cuaderno de incidencias, justificando ampliaciones de plazo y acciones correctivas.
• La coordinación entre contratista, supervisor y entidad asegura la continuidad de la obra y el cumplimiento de metas.

3. Prevención y gestión de riesgos

• El cuaderno de incidencias registra hechos que pueden afectar costo, calidad o plazo de la obra.
• Este registro permite activar mecanismos de mitigación temprana y evaluar responsabilidades.
• Favorece la transparencia y la trazabilidad en la toma de decisiones conforme a la Ley 30225 y su reglamento.

Finalidad y Valor Legal del Cuaderno de Incidencias

1. Finalidad y funciones principales

• Es el instrumento oficial de registro y comunicación durante la ejecución de una obra, garantizando transparencia y buena administración.
• Permite anotar de forma diaria y verificable hechos relevantes, avances, problemas y observaciones.
• Sirve como canal formal entre contratista y supervisor, facilitando respuestas y decisiones oportunas.

2. Gestión de riesgos y control de ejecución

• Documenta circunstancias que puedan afectar costo, plazo o calidad, permitiendo activar medidas correctivas.
• Asegura trazabilidad y transparencia, especialmente en su versión digital, fortaleciendo la supervisión.
• Sustenta la aplicación de los principios de colaboración y gestión de riesgos establecidos por la Ley 32069.

3. Valor legal y probatorio

• Tiene carácter de documento oficial con valor de prueba plena ante controversias administrativas, arbitrales o judiciales.
• Sus registros sustentan ampliaciones de plazo, adicionales y modificaciones contractuales.
• Las anotaciones falsas u omisivas vulneran el principio de moralidad y generan responsabilidad civil o penal.

Diferencias Clave entre Cuaderno Físico y Digital

1. Naturaleza, obligatoriedad y seguridad

• El cuaderno digital es una herramienta informática alojada en la plataforma del Estado, obligatoria para todas las obras, salvo excepciones por falta de conectividad.
• Garantiza seguridad, trazabilidad e inmutabilidad mediante usuario, clave y firma digital.
• El cuaderno físico, en cambio, depende de firmas manuscritas y puede sufrir alteraciones o pérdidas, afectando su valor probatorio.

2. Acceso, transparencia y control

• El formato digital permite acceso remoto y concurrente, favoreciendo la supervisión en tiempo real por entidades y órganos de control.
• El físico limita el acceso solo a quienes se encuentran en la obra, con control posterior y menor transparencia.
• La versión digital mejora la eficiencia y fiscalización, reduciendo el riesgo de manipulación o sustitución de páginas.

3. Evidencias, custodia y operatividad

• El cuaderno digital permite adjuntar archivos (fotos, planos, informes) como respaldo directo de los hechos registrados.
• En el físico, la información se limita a texto escrito y dibujos, dificultando el registro completo y legible.
• La custodia digital está garantizada por el sistema informático del Estado, mientras que la física recae en personas, con riesgo de deterioro o extravío.

Roles y Responsabilidades de la Entidad, Contratista y Supervisor

1. Funciones del Contratista y del Residente de Obra

• El contratista es responsable de la ejecución técnica y administrativa de la obra, representado por su residente, quien debe ser profesional habilitado y exclusivo para una sola obra.
• El residente garantiza el cumplimiento del contrato, sin poder modificarlo ni delegar funciones no autorizadas.
• Debe registrar avances, coordinar con la entidad y mantener la trazabilidad de la ejecución.

2. Funciones del Supervisor e Inspector de Obra

• El supervisor vigila, controla y verifica la calidad, seguridad y cumplimiento del contrato, con facultad para rechazar materiales o suspender actividades.
• La inspección aplica en obras menores, mientras se designa supervisor, según el valor referencial.
• Ambos deben asegurar la correcta ejecución conforme al expediente técnico y normas vigentes.

3. Rol de la Entidad y del Coordinador de Obra

• La entidad contratante debe designar un coordinador de obra que gestione uno o más contratos, sin asumir responsabilidad técnica.
• Este profesional colegiado supervisa el cumplimiento de plazos, procedimientos y actos administrativos.
• Garantiza la articulación entre contratista, supervisor y entidad, promoviendo eficiencia y transparencia.

Procedimiento de Habilitación en el SEACE/PLADICOP

1. Habilitación del Cuaderno de Obra Digital

• La entidad registra y habilita un cuaderno digital por cada contrato de ejecución de obra publicado en el SEACE, conforme a la Directiva N.º 009-2020.
• Este proceso asigna roles a los usuarios (residente, supervisor, inspector y monitor) y permite registrar asientos, adjuntar documentos y enlazar información relevante.
• La deshabilitación se realiza automáticamente al cierre o resolución del contrato.

2. Diferencias entre Cuaderno Físico y Digital

• El formato digital mejora la trazabilidad, seguridad y rapidez de registro frente al cuaderno físico, eliminando riesgos de falsificación y pérdida de información.
• Permite incluir evidencias digitales (planos, fotos, cálculos, informes) y enlazar asientos relacionados, agilizando informes técnicos.
• Su uso reduce tiempos operativos y fortalece la transparencia del proceso constructivo.

3. Roles y Accesos en el Sistema

• Solo el residente, supervisor e inspector pueden redactar asientos; otros usuarios (monitores o fiscalizadores) acceden en modo visualización.
• El administrador de usuarios de la entidad gestiona la creación, habilitación y seguimiento de los registros.
• El acceso se realiza mediante autenticación en el sistema, aceptando términos de privacidad y validación de credenciales.

Estructura del Asiento: Campos Obligatorios y Tipos de Anotaciones

1. Componentes del Asiento

• Cada asiento en el cuaderno de incidencias incluye campos obligatorios: entidad, obra, contratista, título, tipo y descripción.
• El título corresponde al asunto principal, mientras que la descripción detalla el contenido técnico o administrativo.
• La estructura busca uniformizar el registro y garantizar la trazabilidad de la información.

2. Tipos de Anotaciones Permitidas

• La directiva establece diversas categorías: apertura, inicio o suspensión de plazo, participación de profesionales, valorizaciones, riesgos, consultas, recepción, entre otras.
• Cada tipo de asiento cumple una función específica dentro del proceso constructivo.
• La correcta clasificación permite un seguimiento técnico y contractual más preciso.

3. Funciones Complementarias del Sistema

• El sistema permite adjuntar archivos (planos, fotos, informes) y enlazar asientos relacionados mediante la opción “Enlazar asiento”.
• Cada registro puede contener hasta 2 000 palabras, facilitando documentación detallada.
• Estas herramientas fortalecen la trazabilidad y la transparencia en la gestión digital de obras.

Adjuntos y Evidencias Digitales (Fotos, Planos, Informes)

1. Evolución del Registro Gráfico en Obras

• En el cuaderno físico, los dibujos y planos se elaboraban manualmente, lo que demandaba tiempo y precisión artesanal.
• Ejemplos de planos con proyecciones, cotas y secciones evidencian el detalle técnico del método tradicional.
• Con la digitalización, estos elementos pueden generarse en AutoCAD o Civil 3D, mejorando la exactitud y eficiencia.

2. Incorporación de Archivos en el Cuaderno Digital

• El sistema permite adjuntar documentos, planos, cartas o informes vinculados a cada asiento.
• Los archivos se almacenan con código de registro, fecha y referencia del asiento enlazado.
• Esta función facilita la trazabilidad, validación técnica y respaldo documental del proceso constructivo.

3. Ventajas de las Evidencias Digitales

• Las evidencias digitales optimizan el control, reducen errores y agilizan la comunicación entre contratista y entidad.
• Permiten registrar fotografías, consultas técnicas o propuestas con planos precisos.
• Garantizan transparencia y orden en la gestión de incidencias y consultas durante la ejecución de obra.

Seguridad, Trazabilidad y Firma Electrónica en los Registros

1. Riesgos del cuaderno físico y necesidad de seguridad digital

• En el cuaderno físico no existía garantía real de autenticidad, permitiendo incluso falsificaciones de firmas o uso indebido del nombre de profesionales.
• Este sistema generaba conflictos legales y falta de trazabilidad sobre quién realizaba cada registro.
• Surge así la necesidad de adoptar herramientas digitales con mecanismos de seguridad y verificación personal.

2. Identificación y trazabilidad del usuario en el entorno digital

• En el cuaderno digital, el acceso se realiza mediante usuario, contraseña y validación por DNI, asegurando la identidad del responsable.
• Cada acción queda registrada con fecha, cargo y nombre del usuario, garantizando trazabilidad y control del flujo de información.
• Los asientos se dividen y numeran automáticamente, evitando duplicidades o alteraciones posteriores.

3. Firma electrónica y control de acceso seguro

• La firma electrónica sustituye la firma manual, validando digitalmente la autoría de cada registro o documento.
• La plataforma incorpora alertas de acceso, verificación por correo y sesiones limitadas para prevenir intrusiones.
• Con ello, se asegura la integridad de la información, la responsabilidad individual y la validez legal de los asientos en el sistema digital.

Asientos de Apertura y Cierre del Cuaderno

1. Apertura del Cuaderno de Obra

• El asiento de apertura es elaborado por el residente de obra, quien registra la entrega oficial del terreno y la fecha de inicio de los trabajos.
• Este acto se realiza con la participación de la entidad, contratista y supervisor, dejando constancia del acto protocolar de entrega de terreno.
• Se indica que el cuaderno se apertura tras cumplir los requisitos del reglamento y se fija el inicio del plazo de ejecución contractual.

2. Contestación del Supervisor

• El supervisor confirma la veracidad y conformidad del asiento de apertura redactado por el residente.
• Su respuesta valida la entrega del terreno y la correcta aplicación de las normas del Reglamento de Contrataciones y la Directiva del Cuaderno Digital.
• Esta intervención formaliza el inicio de la obra en el sistema y garantiza la trazabilidad del acto administrativo.

3. Cierre del Cuaderno de Obra

• El cierre se registra una vez concluida la obra y realizada la recepción oficial, conforme al artículo 208 del Reglamento.
• El residente comunica la culminación y el acta de recepción, mientras que el supervisor confirma la conformidad y cierre definitivo.
• Con este asiento se deja constancia del fin de las actividades y obligaciones contractuales, dando por cerrado el cuaderno digital.

Consultas del Contratista: Plazos y Respuestas del Supervisor

1. Procedimiento de Consulta

• El contratista formula sus consultas al supervisor de obra, quien evalúa si implican modificación contractual o técnica.
• El supervisor dispone de cinco días para emitir su opinión y remitirla a la entidad.
• La entidad contratante debe absolver la consulta también en un plazo de cinco días, garantizando continuidad en la ejecución.

2. Plazos y Responsabilidades

• Si la consulta requiere opinión del proyectista, este cuenta con diez días para responder.
• El incumplimiento de plazos por parte del supervisor o la entidad habilita al contratista a solicitar ampliación del plazo contractual.
• El contratista debe presentar sus consultas con la anticipación suficiente para no afectar la ruta crítica del proyecto.

3. Redacción y Precisión Técnica

• Las consultas deben ser claras, puntuales y cerradas, evitando ambigüedades que dificulten la respuesta.
• Cada consulta se sustenta con un informe técnico, identificada con número, título y asunto específico.
• La precisión en la redacción asegura una respuesta técnica oportuna y respalda la gestión documentaria del cuaderno digital.

Registro de Prestaciones Adicionales y Mayores Metrados

1. Autorización y límites de las prestaciones adicionales

• El titular de la entidad o la autoridad de gestión administrativa puede aprobar adicionales entre el 15% y 50% del monto contractual, según el tipo de obra.
• Se requiere sustento técnico, opinión del supervisor y resolución previa publicada en PLADICOP.
• No procede adenda; basta la resolución que aprueba la modificación.

2. Procedimiento técnico y roles en la aprobación

• El residente o supervisor anota la necesidad en el cuaderno de obra y elabora el sustento técnico.
• El supervisor emite informe y, ante desacuerdos de precios, puede fijar provisionalmente valores sin detener la ejecución.
• Los gastos generales del adicional son propios e independientes del contrato original.

3. Mayores metrados y control del pago

• Los mayores metrados se ejecutan con autorización del supervisor, sin aprobación previa de la entidad.
• Solo se requiere su aprobación para el pago valorizado, que incluye IGV y utilidad.
• Si superan los límites legales, la entidad debe resolver el contrato conforme a la normativa vigente.

Ampliaciones de Plazo y Paralizaciones de Obra

1. Ruta crítica y programación de obra

• El programa de ejecución define la secuencia lógica de actividades, plazos y recursos.
• La ruta crítica determina las actividades que afectan el plazo total; las no críticas pueden volverse críticas si alcanzan holgura cero.
• El control se basa en el calendario de avance valorizado, que refleja el progreso real de la obra.

2. Causales y tipos de ampliación

• Se reconocen tres causales principales: atrasos no atribuibles, prestaciones adicionales y hechos fortuitos.
• Los atrasos parciales generan ampliaciones justificadas, mientras que los mayores metrados no las requieren.
• La solicitud debe presentarse dentro de 10 días hábiles, con respuesta del supervisor en cinco días.

3. Diferencia entre atraso y paralización

• La paralización implica suspensión total de actividades; el atraso, solo parcial o ralentizada.
• Ambos pueden originar ampliaciones, pero con efectos distintos sobre los gastos generales variables.
• La calificación del hecho determina el tipo de compensación y la continuidad contractual.

Uso del Cuaderno Físico en Situaciones Excepcionales

1. Contexto y fundamento del uso excepcional

• El cuaderno de obra físico solo puede usarse cuando el lugar de ejecución carece de conectividad a internet.
• La entidad debe solicitar autorización antes de la convocatoria del procedimiento de selección.
• Dicha solicitud se sustenta con evidencias y documentos que justifiquen la falta de acceso digital.

2. Procedimiento y formato de solicitud

• La autorización se tramita mediante el formato del Anexo 1, que incluye datos del contrato, ubicación y sustento técnico.
• Debe presentarse con anticipación, indicando las razones y documentos que respaldan el pedido.
• Su aprobación permite registrar los hechos de obra en soporte físico sin vulnerar la normativa digital.

3. Características y gestión del cuaderno físico

• Consta de una hoja original y tres copias firmadas por el residente, supervisor y entidad.
• El original permanece en la obra y se entrega a la entidad al culminar los trabajos.
• Las anotaciones registran hechos, órdenes y consultas relevantes, y sirven como respaldo en controversias o ampliaciones de plazo.

Digitalización Obligatoria de Registros Físicos

1. Relevancia de la digitalización en la gestión de obra

• La digitalización de registros físicos se establece como una medida obligatoria para optimizar el control de los proyectos de construcción.
• Facilita el seguimiento de los procesos y asegura transparencia en la documentación técnica y administrativa.
• Permite disponer de información actualizada y verificable en tiempo real.

2. Impacto en la ejecución y control del plazo contractual

• Los registros digitales fortalecen la gestión de ampliaciones de plazo y atrasos justificados.
• Cada anotación digital respalda las decisiones técnicas y evita controversias entre contratista y entidad.
• La trazabilidad de los datos asegura la validez de los plazos ejecutados.

3. Elementos esenciales a registrar digitalmente

• Comprende aspectos como consultas de obra, reducciones de prestaciones e inicio o fin de causales.
• Todos estos eventos deben incorporarse al sistema digital con sustento técnico y fecha verificada.
• Su registro ordenado garantiza continuidad, seguridad y respaldo documental del proceso constructivo.

Errores Frecuentes en Anotaciones y Cómo Evitarlos

1. Errores por omisión o registro tardío

• No registrar el asiento el mismo día del evento ocasiona pérdida de validez técnica y contractual.
• Cada anotación debe hacerse en tiempo real para reflejar fielmente el inicio o fin de causales.
• Evitar retrasos registrando hechos relevantes apenas ocurran, con código y hora precisa.

2. Registros sin verificación en obra

• Anotar sin presencia física o delegar la firma a asistentes es una falta grave.
• El sistema de geolocalización permite validar si el registro fue hecho dentro del área de obra.
• La veracidad y trazabilidad dependen de la responsabilidad directa del profesional autorizado.

3. Información inexacta o sin sustento técnico

• Registrar hechos no ocurridos, datos falsos o materiales inexistentes puede generar sanciones y pagos indebidos.
• Toda anotación debe describir con objetividad lo realmente ejecutado y documentarse con evidencias.
• En casos excepcionales de uso físico, las imágenes deben digitalizarse en un máximo de 10 días hábiles.

Buenas Prácticas de Redacción y Consistencia en los Asientos

1. Claridad y precisión en la redacción

• Los asientos deben describir hechos reales con fechas, referencias y documentos concretos (cartas, informes, resoluciones).
• Evita ambigüedades y usa un lenguaje técnico, breve y verificable.
• La descripción debe reflejar exactamente lo sucedido en obra y su sustento contractual.

2. Coherencia en los registros y causalidad

• Cada anotación debe guardar relación con eventos previos y posteriores (inicio y fin de causal, consultas, reducciones).
• Se recomienda mantener una secuencia lógica y correlativa para facilitar auditorías y revisiones.
• Incluir los riesgos y fundamentos técnicos de cada incidencia fortalece su validez.

3. Sustento documental y respaldo técnico

• Toda reducción, atraso o consulta debe basarse en informes y comunicaciones formales.
• Las consultas que impliquen modificaciones al expediente técnico deben citar la norma aplicable.
• Registrar de forma consistente garantiza transparencia, trazabilidad y respaldo ante controversias.

Opiniones OECE Actualizados

1. Inicio del plazo de ejecución y apertura del Cuaderno Digital

• La OECE precisó que la apertura del Cuaderno de Obra Digital no constituye una condición para iniciar el plazo de ejecución.
• El plazo comienza al día siguiente de cumplirse las condiciones del artículo 176 del Reglamento de la Ley de Contrataciones.
• La habilitación tardía del cuaderno no afecta el inicio ni puede ser usada para diferirlo.

2. Condiciones contractuales y responsabilidades de las partes

• No se pueden establecer requisitos adicionales, como licencias o apertura del cuaderno, para iniciar la obra.
• La entidad y el contratista deben cumplir las condiciones previstas en la normativa, sin agregar exigencias no contempladas.
• Cualquier requisito extra en las bases sería contrario al marco legal vigente.

3. Importancia del registro formal y continuidad documental

• El cuaderno, físico o digital, debe abrirse el mismo día de la entrega del terreno y reflejar fielmente los actos de inicio.
• La documentación de eventos como suspensiones o lluvias intensas asegura trazabilidad y respaldo técnico.
• Ambos formatos garantizan la transparencia y control en la ejecución, siempre que las anotaciones sean veraces y oportunas.

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