Foliación y Tablas de Retención Documental en la Gestión Documental

La gestión documental es un aspecto fundamental en cualquier organización, especialmente en entidades públicas y privadas con una gran producción de documentos. En este contexto, la foliación y las Tablas de Retención Documental (TRD) juegan un papel clave para organizar, conservar y disponer adecuadamente de la información.

Foliación de Documentos

La foliación es el proceso mediante el cual se asigna un número único y consecutivo a cada hoja de un expediente o archivo, asegurando su integridad y facilitando su control. Este procedimiento es crucial en auditorías, procesos legales y administrativos, ya que permite mantener el orden y evitar la pérdida o manipulación de documentos.

Los beneficios de la foliación incluyen:

Mayor seguridad y control: Se evita la alteración o pérdida de documentos dentro de un expediente.

Facilidad de acceso: Los documentos pueden localizarse de manera rápida dentro de un archivo.

Optimización en la gestión administrativa: Se reduce el tiempo de búsqueda y organización.

Tablas de Retención Documental (TRD)

Las TRD son instrumentos normativos que establecen los tiempos de conservación, transferencia y disposición final de los documentos dentro de una entidad. Se elaboran con base en la normativa vigente y permiten una mejor administración del archivo institucional.

Las principales funciones de las TRD son:

Clasificación y organización: Permiten agrupar documentos según su tipología, garantizando un manejo eficiente.

Definición de tiempos de retención: Establecen el período durante el cual un documento debe ser conservado en cada fase de archivo (gestión, central e histórico).

Facilitación de la eliminación o conservación: Determinan qué documentos deben ser eliminados y cuáles deben conservarse de manera permanente.

Cumplimiento normativo: Ayudan a garantizar que la entidad cumpla con las regulaciones sobre archivo y gestión documental.

Importancia de la Gestión Documental

Una correcta aplicación de la foliación y las TRD mejora la eficiencia en la gestión documental, optimiza los recursos, reduce costos operativos y facilita la digitalización. Además, contribuye a la transparencia y acceso a la información, promoviendo buenas prácticas de archivo y preservación documental.

En conclusión, la foliación y las TRD son herramientas esenciales en la administración de documentos, asegurando un adecuado control, conservación y eliminación de la información dentro de una organización. Su correcta aplicación permite mejorar la eficiencia operativa, garantizar el cumplimiento normativo y facilitar el acceso a los documentos en el tiempo oportuno.

Tablas de Retención Documental: Importancia y Aplicación

Las tablas de retención documental (TRD) son herramientas fundamentales en la gestión de documentos de una organización. Permiten clasificar, conservar y eliminar documentos de manera eficiente, asegurando el cumplimiento normativo y la optimización del archivo institucional.

Uno de los principales beneficios de las TRD es la posibilidad de determinar qué documentos deben conservarse y cuáles pueden ser eliminados sin afectar la operatividad. Esto ayuda a separar el patrimonio histórico documental de otros documentos menos relevantes. El patrimonio histórico está compuesto por aquellos documentos que reflejan la identidad de la organización y que deben protegerse cuidadosamente.

Además, las TRD regulan las transferencias documentales y proporcionan seguridad en los procesos de eliminación. Para su correcta implementación, es necesario contar con un equipo multidisciplinario que analice el contexto organizacional y las normativas aplicables.

Elaboración de una Tabla de Retención Documental

El proceso de elaboración de una TRD consta de varias etapas:

Formación de un equipo especializado: Involucra a expertos en la materia, como archivistas, gestores documentales y especialistas en el sector específico.

Análisis del contexto organizacional: Se evalúan los documentos existentes, considerando las normas legales aplicables y la importancia de cada documento para la institución.

Clasificación de documentos: Se agrupan según su procedencia y ciclo de vida. Los documentos pueden ser activos (uso frecuente), semiactivos (uso ocasional) o inactivos (poco o ningún uso).

Definición del tiempo de retención: Se establece cuánto tiempo se conservará cada documento antes de su eliminación o transferencia a un archivo histórico.

Implementación y capacitación: Se comunica a las áreas responsables sobre la aplicación de la TRD y se capacita al personal en su uso.

Importancia de la Retención Documental

El uso adecuado de una TRD permite:

Optimizar la gestión documental, reduciendo el almacenamiento innecesario.

Facilitar el acceso a la información relevante.

Cumplir con normativas legales y auditorías.

Garantizar la preservación del patrimonio documental.

Finalmente, en un entorno digital, la planificación documental debe incluir estrategias de digitalización y gestión electrónica de documentos para mejorar la eficiencia organizacional. Implementar una TRD es clave para asegurar una gestión documental ordenada y efectiva.

Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD)

1. Recopilación de Información Institucional

Organización y estructura:

Organigrama institucional (aprobado y difundido).

Reglamento de Organización y Funciones (ROF).

Funciones de cada área (ej. Contabilidad, Proyectos, Contrataciones).

Normativa y documentación:

Normas, reglamentos, decretos, resoluciones.

Actos administrativos y normas de creación.

Marco organizacional:

Manual de Organización y Funciones (MOF) o Manual de Perfiles de Puestos.

Manual de Procesos y Procedimientos (MAPRO).

Procedimientos administrativos (TUPA) y mapas de procesos.

2. Creación del Comité de Archivo

Composición:

Alta dirección.

Responsables del archivo.

Jefes de áreas claves.

Asesor jurídico.

Funciones:

Planificación y evaluación de la gestión documental.

Definición de políticas archivísticas.

Aprobación de proyectos de gestión documental.

Capacitación en retención documental.

3. Entrevistas y Encuestas Documentales

Planificación de entrevistas:

Elaboración de un cronograma.

Entrevistas prioritarias a jefes de áreas clave (operativas y administrativas).

Encuesta documental:

Uso del Anexo 9 del Manual de TRD.

Identificación de documentos generados por cada área.

Análisis de trámites y valores documentales.

4. Uso de Aplicativos para TRD

Funcionalidades principales:

Módulos de consulta y estudio de encuestas.

Administración de series y tipologías documentales.

Creación y edición de estructuras documentales.

Gestión de dependencias y asignación de códigos.

Este proceso permite la organización eficiente de los documentos dentro de una entidad pública, asegurando su adecuada conservación y disposición final.

Fases del Análisis de Gestión Documental

Fase 1: Levantamiento de Información

Se emiten encuestas para identificar el origen de los documentos.

Se analizan las áreas administrativas y los órganos principales.

Se establecen funciones, series, subseries y tipos documentales.

Fase 2: Análisis y Clasificación

Se determinan las dependencias que requieren tablas de retención documental.

Se trabaja en función del organigrama y la estructura institucional.

Se establecen criterios para clasificar documentos según su importancia.

Fase 3: Valoración Documental

Se analiza la producción documental y se aplican criterios de valoración.

Se determina la retención o disposición final según valores primarios y secundarios.

Criterios de Valoración Documental

• Valores Primarios (uso inmediato y frecuente)
• Administrativo: Documentos utilizados en la gestión diaria (ej. contrato de trabajo).
• Legal: Documentos con validez jurídica (ej. escrituras de propiedad).
• Contable: Documentos financieros (ej. facturas).
• Valores Secundarios (relevancia histórica o informativa)
• Histórico: Documentos con importancia para la memoria institucional o social.
• Científico: Informes y estudios con valor investigativo.
• Cultural: Documentos con relevancia testimonial o patrimonial.

Ciclo de Gestión Documental (8 Etapas)

• Planeación: Definir estrategias, formatos y necesidades documentales.
• Producción: Generación de documentos por las distintas áreas.
• Gestión y Trámite: Manejo interno y externo de documentos.
• Organización: Clasificación mediante cuadros documentales.
• Transferencia: Movimiento de documentos entre dependencias.
• Disposición: Evaluación para conservar, eliminar o digitalizar documentos.
• Preservación: Protección y mantenimiento de documentos importantes.
• Valoración: Evaluación de la permanencia o eliminación de documentos.

Instrumentos Claves en la Gestión Documental

• Plan Institucional de Archivos (PINAR): Documento estratégico con indicadores, presupuesto y cronograma.
• Tablas de Retención Documental: Determinan el tiempo de conservación de cada documento.
• Cuadros de Clasificación Documental: Identificación de series y subseries.
• Programas de Gestión Documental: Incluyen auditoría, capacitación y normalización de formatos.

Importancia de la Planeación en la Gestión Documental

• Permite anticiparse a cambios y optimizar recursos.
• Reduce reprocesos y mejora la eficiencia en el manejo de documentos.
• Involucra planes, programas y proyectos estratégicos.
• Se adapta a nuevos sistemas electrónicos y normativas.

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son instrumentos archivísticos que regulan la gestión, conservación y disposición de los documentos dentro de una entidad. Estas tablas establecen el tiempo que un documento debe permanecer en el archivo de gestión, cuándo debe transferirse al archivo central y si debe conservarse, eliminarse o digitalizarse.

Cada TRD se estructura considerando la oficina productora, el código de identificación (dependencia, serie y subserie), el nombre de la serie documental, el formato del documento (papel, digital, audiovisual), el tiempo de retención en cada archivo y la disposición final.

Para su aprobación, en entidades públicas, deben ser validadas por el Comité de Archivo y firmadas por el secretario general o funcionarios responsables. En el caso de empresas privadas, la aprobación recae en la gerencia y responsables del área de gestión documental.

El uso adecuado de las TRD permite una mejor organización, acceso y conservación de la documentación institucional, asegurando el cumplimiento de normativas archivísticas y facilitando la toma de decisiones.

Organización Documental en la Gestión

En esta sesión, abordaremos uno de los aspectos fundamentales de la gestión: la organización documental. Este proceso clave incluye la clasificación, ordenación y descripción de documentos, y es esencial para un manejo eficiente de la información.

1. Clasificación de Documentos

Consiste en agrupar los documentos según áreas o unidades orgánicas, como contabilidad, recursos humanos, logística, entre otros. Es fundamental tener un organigrama bien definido que se alinee con esta clasificación.

2. Ordenación de Documentos

Los documentos se ordenan cronológicamente o alfabéticamente dentro de sus categorías. También se puede utilizar otro tipo de criterios, como la gravedad de un accidente o la frecuencia de un servicio.

3. Descripción de Documentos

Implica elaborar instrumentos que faciliten la identificación y consulta rápida de los documentos. Esta etapa es crucial para su organización interna y accesibilidad.

4. Relación entre Clasificación y Organización Documental

La clasificación es una parte integral de la organización documental, centrada en establecer agrupaciones conforme a la estructura jerárquica de la entidad. Las categorías reflejan las funciones y áreas de la institución, como recursos humanos o contabilidad.

5. Proceso Archivístico de Clasificación

Se deben identificar y agrupar documentos con características comunes, como contratos, actas o resoluciones. Esto implica separar documentos de funciones distintas, como los contratos de personal de los contratos comerciales.

6. Fondos Documentales y Estructura

Un fondo documental refleja el nombre de la entidad, y dentro de él se encuentran secciones, subsecciones y series documentales que organizan aún más los documentos según áreas específicas, como recursos humanos o compras.

7. Ejemplo en el Sector Salud

En instituciones grandes como el sector salud, los fondos documentales están bien estructurados, con secciones y subsecciones como la Oficina de Control Institucional o la Gerencia de Recursos Humanos. Cada documento tiene un código único, lo que facilita su consulta y gestión.

Conclusión

La organización documental es vital para una gestión eficiente en cualquier institución. Implementar una correcta clasificación y descripción de documentos asegura un acceso rápido y seguro a la información, mejorando los procesos administrativos.

Proceso de Clasificación Documental en Archivos

1. Identificación Documental

1. Objetivo: Investigar, analizar y organizar las categorías archivísticas de un fondo.
2. Ejemplo: En el Ministerio de Cultura, la estructura de un fondo incluye la Secretaría General, la Oficina Jurídica, con subsecciones como la División de Contratación y la División Legal Minera. Cada subsección tiene documentos legales, resoluciones, contratos, entre otros.

2. Clasificación de Documentos

1. Proceso: Separar documentos por su origen, estructura y función.
2. Ejemplo: En el sector salud, se clasifican por tipo de archivo (gestión, resolución, actas, etc.) y se organizan por gerencias (como la Gerencia Central de Logística).

3. Series Documentales

Ejemplo: Dentro de la Gerencia de Logística se incluyen documentos como resoluciones, memorandos, informes y notas. En el área de salud, se agrupan documentos relacionados con el acceso y acreditación de asegurados, prestaciones sociales y más.

4. Formatos de Archivado

Tipos de Organización:

1. Numérica: Ej. 0001–1000.
2. Cronológica: Ej. enero-marzo, abril-junio.
3. Alfabética: Ej. por apellido o ministerio.

5. Paquetes y Cajas de Documentos

Ejemplo: Para la gerencia de finanzas, los paquetes se organizan por series (cartas emitidas) y fechas extremas (del 01 al 200). Se etiquetan con información relevante, como unidad orgánica, fecha y número de documento.

6. Instrumentos Descriptivos

Finalidad: Elaborar inventarios, guías y catálogos para facilitar la consulta y manejo de los documentos.

Organización y Transferencia Documental: Proceso y Buenas Prácticas

1. Introducción a la selección documental:

La selección documental es el proceso de identificar y analizar los documentos que se transferirán a archivos o serán eliminados, siguiendo un cronograma y un inventario detallado.

2. Cronograma de transferencia:

Es crucial planificar cuándo se transferirán los documentos de cada unidad. Ejemplo: documentos de la Secretaría Presidencia serán transferidos en febrero, y otros en meses posteriores, según un calendario establecido.

3. Inventario de transferencia de documentos:

Cada documento debe ser registrado detalladamente, especificando la entidad, unidad orgánica, series a transferir, cantidad de cajas, metros lineales y otros detalles relevantes.

4. Registro detallado:

Además del inventario, se deben registrar los detalles como número de cajas, series, fechas, cantidad de folios y ubicación en los estantes.

5. Memorando de transferencia:

Para formalizar la transferencia, es necesario elaborar un memorando que detalle los documentos transferidos, especificando las cajas y el periodo de transferencia.

6. Etiquetas de caja y rótulos:

Las cajas que contienen los documentos deben llevar etiquetas claras que incluyan la unidad orgánica, serie, fechas y otros datos. Se recomienda usar un formato estándar de rótulos para facilitar la identificación.

7. Eliminación de documentos:

La eliminación de documentos innecesarios debe ser autorizada por el archivo general de la nación o regional, tras un proceso de evaluación y revisión de los documentos a eliminar. Para ello, se utilizan formatos específicos para el inventario de eliminación.

8. Formato de eliminación de documentos:

Es necesario presentar un formato especial para autorizar y registrar la eliminación de documentos, que incluya datos como sector, entidad, unidad orgánica y fechas de los documentos a eliminar.

9. Organización y conservación documental:

Es fundamental mantener una correcta organización de los documentos mediante un sistema de clasificación adecuado. La conservación y tratamiento de los documentos deben seguir las pautas de temperatura y humedad, y ser gestionados por personal capacitado en la materia.

10. Conclusión:

La correcta organización y transferencia de documentos garantiza la conservación del patrimonio documental y facilita la localización y recuperación de la información cuando sea necesario.

Este proceso asegura que los documentos se gestionen de manera eficiente, con un control riguroso sobre su transferencia o eliminación, lo que optimiza la conservación y el acceso a la información en los archivos.

Clasificación Documental: Principios y Buenas Prácticas

1. Importancia de la Clasificación Documental

La correcta clasificación de los documentos es esencial para garantizar la organización y el acceso eficiente a la información en cualquier institución. Un principio fundamental es el de procedencia, que implica conocer el origen de los documentos, ya sea que provengan de la propia institución o de otras entidades.

2. Tipos de Productores de Documentos

Productores Institucionales: Son los documentos generados dentro de la institución.

Productores Administrativos: Documentos creados por secciones o subsecciones específicas.

3. Estructura de la Clasificación

La clasificación documental debe estructurarse en tres niveles:

Fondos: Relacionados con la persona jurídica o natural de la entidad.

Secciones: Basadas en departamentos o áreas clave, como contabilidad, planificación o asesoría legal.

Subsecciones: Divisiones más específicas dentro de las secciones, como grupos de trabajo o tareas particulares.

4. Series y Subseries Documentales

Series: Agrupaciones de documentos homogéneos por tipo, como contratos, actas o resoluciones.

Subseries: Documentos más específicos dentro de una serie, como actas de junta de adquisiciones.

Unidad Documental: Es el documento individual, el elemento más básico de la clasificación.

5. Documentos Comunes y Específicos

Documentos Comunes: Aquellos que sirven de apoyo para diversas funciones, como personal, presupuesto y gestión jurídica.

Documentos Específicos: Aquellos que desarrollan la misión de la entidad, como proyectos, informes o convenios.

6. Identificación de los Productores de Documentos

Es importante conocer la estructura organizativa y los roles dentro de la institución para identificar correctamente los productores de los documentos. Se recomienda basarse en los manuales de funciones, organigramas, reglamentos internos y otros documentos de gestión.

7. Conclusión

Una clasificación adecuada facilita la gestión eficiente de los documentos, contribuyendo al cumplimiento de la misión de la entidad. Si no se clasifica correctamente, el acceso y la utilización de los documentos se vuelve complejo y desorganizado.

Proceso de Clasificación y Ordenación de Documentos en la Gestión Administrativa

1. Clasificación y ordenación:

La ordenación de documentos empieza tras su clasificación. Los documentos se deben organizar de manera interna, ya sea cronológica o alfabéticamente, según la institución y su área. Esto facilita la identificación rápida.

2. Disposición física:

La disposición debe seguir un criterio lógico, como cronología o clasificación por áreas temáticas (accidentes laborales, enfermedades, etc.).

3. Riesgos de desorden:

La falta de conocimiento sobre los procedimientos internos y la ausencia de manuales de procedimientos pueden llevar al desorden de documentos, afectando su correcta organización.

4. Sistemas de ordenación:

Los documentos se pueden ordenar de manera cronológica (por fechas), alfabética (por nombre), geográfica (por ubicación), o temática (según el tipo de documento). La organización adecuada depende de cada caso específico.

5. Foliación de documentos:

Es clave para mantener la secuencia correcta. La foliación debe ser consecutiva, sin omitir o repetir números, y sin foliar carátulas o páginas en blanco. Los documentos deben organizarse en tomos adicionales si superan el límite de folios establecidos.

Este proceso de organización documental es esencial para el manejo eficiente de la información en cualquier institución pública.

Gestión Documental en Entidades Públicas

1. Importancia de la Conservación y Custodia de Documentos

Garantiza transparencia, eficiencia y rendición de cuentas.

Regulada por el Sistema Nacional de Archivos y normativas específicas.

2. Principios Claves

Integridad: Documentos sin alteraciones.

Autenticidad: Garantizar que no han sido manipulados.

Accesibilidad: Disponibilidad para ciudadanos y funcionarios.

Conservación: Condiciones adecuadas para su preservación.

3. Tipos de Archivos en una Entidad Pública

Archivo de Gestión: Documentos activos y en uso frecuente.

Archivo Central: Documentos semi-activos, organizados por importancia.

Archivo Histórico: Documentos de valor permanente.

4. Organización de la Gestión Documental

Depende de las áreas y su carga administrativa.

Creación de unidades orgánicas según necesidades estratégicas.

Cada área maneja documentación específica según sus competencias.

5. Procedimientos y Procesos Administrativos

Funciones: Definen responsabilidades y documentos generados.

Procesos: Secuencia de actividades que generan distintos tipos de documentos.

Ejemplo: En contabilidad, documentos como comprobantes de pago y registros.

En área legal, emisión de informes y análisis de casos.

6. Conclusión

Una correcta gestión documental facilita la operatividad, la toma de decisiones y el cumplimiento normativo en entidades públicas.

Gestión Documental en Entidades Públicas

1. Importancia y Marco Legal

• Fundamentada en la Ley 25323, el Reglamento de Procedimientos Administrativos y los Decretos Supremos de la PCM y el Archivo General de la Nación.

• Incluye simplificación administrativa, gobierno digital y gestión de documentos electrónicos.

2. Responsables y Organización

• Titular de la entidad: Responsable del cumplimiento normativo.

• Archivo Central: Planifica, organiza y controla la documentación archivística.

• Coordinación con áreas usuarias como Planeamiento y Recursos Humanos.

3. Clasificación y Organización de Documentos

• Estructura jerárquica:

o Archivo Central, de Gestión y Periférico.

o Fondos → Secciones → Series → Documentos.

• Criterios de clasificación:

o Alfabética, cronológica y numérica.

4. Importancia de la Gestión Documental

• Permite una correcta conservación, acceso y eliminación de documentos.

• Impulsa la gestión documental digital y el uso de archivos electrónicos.

• Facilita la transferencia de documentos al archivo central cuando finalizan su uso.

ISO 15489 y Gestión Documental

1. Importancia de la ISO 15489

• Es un estándar clave para la gestión documental y clasificación.

• Fundamenta el cuadro de clasificación documental y los códigos de expedientes.

2. Clasificación Documental

Dos grupos principales:

1. Dependencias: Unidad que produce el documento (ej.: Contabilidad, Recursos Humanos).

2. Asuntos: Temas tramitados (ej.: actas, historias laborales, académicas).

• Subgrupos:

o Serie documental simple: Un solo tipo de documento (ej.: actas).

o Serie documental compuesta: Varios tipos de documentos relacionados (ej.: historia laboral).

3. Cuadro de Clasificación Documental

• Representa la estructura orgánica y funcional de los documentos.

• Organiza la jerarquía de dependencias con códigos numéricos.

• Se estructura en tres niveles:

1. Dependencia principal.

2. Serie documental.

3. Subserie documental.

4. Principios Claves en Gestión Documental

• Orden Original: Mantiene la estructura administrativa de los documentos.

• Procedencia: Cada documento pertenece a un solo fondo y no debe mezclarse.

5. Documentos Archivísticos

• Son registros en distintos formatos que reflejan las funciones de una entidad.

• Deben cumplir con características clave:

o Autenticidad: Es lo que dice ser.

o Fiabilidad: Válido y verificable.

o Integridad: Completo (ej.: historia laboral debe contener todos los documentos requeridos).

o Disponibilidad: Accesible cuando se necesite.

Valoración Documental

Concepto

La valoración documental es el proceso de analizar los documentos de archivo para determinar su importancia y el período en que deben conservarse o eliminarse.

Tipos de Valoración

• Cualitativa: Evalúa el estado y la importancia del documento.

• Cuantitativa: Determina con precisión los documentos que deben conservarse o eliminarse.

Valores Documentales

1. Primarios: Relacionados con la función original del documento.

o Administrativos

o Jurídicos

o Contables

o Comerciales

o Fiscales

o Técnicos

2. Secundarios: Relacionados con su valor histórico o informativo.

Fases de la Valoración

• Transferencia: Mover documentos a un archivo central.

• Acceso: Determinar restricciones para su consulta.

• Conservación: Aplicar métodos de preservación adecuados.

• Eliminación: Destruir documentos innecesarios según normativas.

Normativa

• Ley de Patrimonio Cultural

• Ley del Sistema Nacional de Archivos

• Ley de Firmas Digitales (tema a tratar posteriormente)

Valoración Documental y Gestión de Archivos

1. Importancia de la Valoración Documental

o Evita el crecimiento desmedido de documentos.

o Problemas comunes: falta de control, desconocimiento de normas, ausencia de personal calificado.

o Factores que influyen: crecimiento poblacional, cultura de desconfianza, y regulación excesiva.

2. Problemas en la Gestión Documental

o Duplicidad de documentos.

o Trámites engorrosos y sobrecarga de información.

o Falta de simplificación administrativa.

3. Soluciones y Mejoras

o Aplicación de medios técnicos: digitalización y clasificación.

o Simplificación administrativa para agilizar procesos.

o Creación de comités evaluadores de documentos.

4. Tipos de Valoración Documenta

l

o Valoración Temporal: Documentos con alta frecuencia de consulta o información duplicada.

o Valoración Permanente: Documentos con relevancia económica, social e institucional.

5. Clasificación por Áreas

o Cada área o gerencia debe gestionar sus documentos de manera ordenada.

o Aplicación de normas y procedimientos para evitar acumulación innecesaria.

Conservación y Valoración Documental

1. Identificación Documental

o Se reconoce el contenido y función del documento (carta, informe, memorando, etc.).

o Se analiza su relación con el fondo documental de la entidad.

2. Clasificación y Organización

o Documentos agrupados en fondos, series y subseries según su origen institucional.

o Se consideran criterios como tipo, función, área productora y fechas.

3. Instrumentos de Gestión Documental

o Cuadros de clasificación: Organización de documentos.

o Vocabularios controlados: Tesauros para términos normalizados.

o Calendarios de conservación: Plazos de retención y disposición final.

4. Valoración Documental

o Determina el tiempo de conservación basado en normativas y utilidad.

o Clasificación por valor primario (jurídico, administrativo) o secundario (histórico, informativo).

5. Retención y Disposición

o Se establecen plazos según prescripción legal, vigencia y necesidad de conservación.

o Posibles destinos: eliminación, conservación permanente o digitalización.

6. Desafíos en la Gestión Documental

o Crecimiento exponencial de la información.

o Necesidad de digitalización y normativas claras.

o Importancia de la correcta identificación y valoración para evitar pérdidas documentales.

1. Introducción

El curso abarca la gestión documental en entidades públicas, destacando la importancia de la digitalización como parte de la transformación digital en el sector público.

2. Sesiones del Curso

• Sesión 1: Introducción a la gestión documental.

• Sesión 2: Foliación de documentos.

• Sesión 3: Organización y clasificación de archivos.

• Sesión 4: Conservación y custodia de documentos.

• Sesión 5: Archivos electrónicos y digitalización de documentos.

3. Importancia de la Digitalización

• Permite acceso rápido y seguro a la información.

• Reduce el uso de papel y promueve la eficiencia documental.

• Facilita la transformación digital en el sector público.

4. Problemas en la Digitalización

• Falta de control e inventario: Muchas entidades no cuentan con un registro adecuado de documentos digitales.

• Escaneo innecesario: Se digitalizan documentos irrelevantes, saturando los sistemas.

• Deficiencias en copias de seguridad: Riesgo de pérdida o eliminación de información.

• Dificultad en búsquedas: Falta de categorización adecuada en los motores de búsqueda.

• Ciberseguridad: Amenazas como malware y fuga de información afectan la gestión documental.

5. Uso de Correspondencia Electrónica

• Las entidades públicas han utilizado correos electrónicos corporativos durante 30 años.

• Aún se observa resistencia a la digitalización, imprimiendo documentos digitales y volviéndolos a escanear.

• Es crucial fomentar competencias digitales para aprovechar los beneficios de la digitalización.

6. Conclusión

Para una gestión documental eficiente, se debe fomentar la digitalización con procesos adecuados, garantizar seguridad en la información y evitar la dependencia del papel.

1. Definición y concepto de inmaterialización

La digitalización e inmaterialización son términos equivalentes.

Antes, la información se registraba en papel; ahora se hace en una pantalla.

No tiene sentido digitalizar documentos para luego imprimirlos nuevamente.

2. Documentos físicos vs. documentos digitales

Los documentos físicos tienen características como firma, membrete, tipo de papel y contenido tangible.

La digitalización evita la necesidad de impresión y permite la conservación virtual de documentos.

3. Características de la digitalización documental

Los documentos digitalizados deben ser legibles mediante dispositivos electrónicos (PC, celulares, tablets).

La estructura y trazabilidad del documento se mantienen en el entorno digital.

La digitalización mejora la accesibilidad y organización documental.

4. Tipos de documentos que pueden digitalizarse

Documentos legales, archivísticos y administrativos.

Digitalizar permite almacenar grandes volúmenes de información sin ocupar espacio físico.

5. Equivalencia funcional en la digitalización

La digitalización debe garantizar que el documento digital mantenga la misma validez legal y funcionalidad que el original.

Ejemplo: Las leyes antiguamente se imprimían, pero ahora pueden conservarse en formato digital sin perder validez.

6. Autenticidad e integridad de los documentos digitalizados

Un documento digital debe ser auténtico, es decir, provenir de una fuente oficial y verificable.

La integridad implica que el documento no haya sido alterado y contenga toda la información original.

Ejemplo: Un historial laboral debe incluir todos los antecedentes, currículum y certificaciones.

7. Digitalización y gestión documental en entornos virtuales

Se deben respetar estructuras de clasificación y seguridad de documentos digitales.

Los documentos pueden organizarse mediante sistemas alfanuméricos para mejorar su búsqueda y recuperación.

8. Uso de documentos electrónicos y su validez

Plataformas como WhatsApp pueden servir para comunicación, pero no reemplazan documentos formales.

Ejemplo: Una carta formal tiene más peso legal que un mensaje de WhatsApp.

9. Conservación y archivo de documentos digitales

La conservación digital debe garantizar el acceso a los documentos en el futuro sin alteraciones.

Ejemplo: Una factura electrónica de 2021 debe ser accesible en 2032 sin cambios en su contenido.

10. Disponibilidad y accesibilidad de los documentos digitalizados

Un documento digital debe estar siempre disponible para los usuarios autorizados.

Si un documento no es accesible, su digitalización pierde valor.

Conclusión

La digitalización documental permite optimizar la gestión de documentos, garantizando su autenticidad, integridad y disponibilidad. Es esencial adoptar prácticas adecuadas para conservar y organizar la información en entornos virtuales, asegurando su equivalencia funcional con los documentos físicos.

Firmas Electrónicas y Digitales

Definición y Diferencia

La firma electrónica valida la veracidad de un documento, registrando fecha y hora de aceptación.

La firma digital, basada en criptografía, es un tipo de firma electrónica más segura, utilizada en trámites oficiales con certificado digital.

Certificación y Validez

No basta con escanear una firma; debe validarse a través de una entidad certificadora.

En Perú, existen entidades certificadoras autorizadas.

Seguridad y Riesgos

Debe garantizarse la autenticidad, integridad y no repudio del documento.

Existen riesgos jurídicos al firmar documentos sin validación adecuada.

Uso en Gestión Documental

Se emplean tokens y huellas digitales para asegurar la identidad del firmante.

Algunos documentos requieren un estampado cronológico con fecha y hora para su validez legal.

En conclusión, la firma digital es más segura que la firma electrónica simple y su implementación efectiva depende del cumplimiento de normativas y el uso de tecnologías confiables.

Gestión de Documentos Digitales

1. Importancia de los Documentos Digitales

Son creados y recibidos en medios electrónicos.

Facilitan el acceso, almacenamiento y seguridad.

Mantienen principios archivísticos como procedencia y orden original.

2. Organización y Almacenamiento

Digitalización previa de documentos físicos.

Uso de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive, Mega).

Creación de una estructura lógica de carpetas según proyectos, clientes o áreas.

3. Normas de Nomenclatura y Seguridad

Uso de nombres claros y consistentes.

Aplicación de metadatos para identificación y clasificación.

Implementación de autenticación y control de accesos.

4. Clasificación y Retención

Uso de cuadros de clasificación para diferenciar tipos de documentos.

Tablas de retención documental para decidir qué digitalizar.

Documentos electrónicos de archivo son clave para evidencias institucionales.

5. Formatos y Metadatos

Uso de formatos estándar: PDF, XML, MP3, TIFF.

Metadatos esenciales: título, autor, fecha, tipo de documento.

6. Recomendaciones Finales

Mantener consistencia y actualización en la organización digital.

Aplicar revisiones periódicas y auditorías.

WhatsApp debe usarse para comunicación breve y directa.

Gestión de Documentos Digitales

1. Importancia de los Documentos Digitales

• Son creados y recibidos en medios electrónicos.

• Facilitan el acceso, almacenamiento y seguridad.

• Mantienen principios archivísticos como procedencia y orden original

2. Organización y Almacenamiento

• Digitalización previa de documentos físicos.

• Uso de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive, Mega).

• Creación de una estructura lógica de carpetas según proyectos, clientes o áreas.

3. Normas de Nomenclatura y Seguridad

• Uso de nombres claros y consistentes.

• Aplicación de metadatos para identificación y clasificación.

• Implementación de autenticación y control de accesos.

4. Clasificación y Retención

• Uso de cuadros de clasificación para diferenciar tipos de documentos.

• Tablas de retención documental para decidir qué digitalizar.

• Documentos electrónicos de archivo son clave para evidencias institucionales.

5. Formatos y Metadatos

• Uso de formatos estándar: PDF, XML, MP3, TIFF.

• Metadatos esenciales: título, autor, fecha, tipo de documento.

6. Recomendaciones Finales

• Mantener consistencia y actualización en la organización digital.

• Aplicar revisiones periódicas y auditorías.

• WhatsApp debe usarse para comunicación breve y directa.