ASISTENTE DE GERENCIA
El Diploma “Asistente de Gerencia” brinda formación integral en comunicación efectiva, gestión del tiempo, organización, manejo de reuniones, apoyo en la toma de decisiones y desarrollo de liderazgo. Prepara profesionales capaces de aportar eficiencia, confianza e impacto en la gestión empresarial moderna. ¡Inscríbete en el curso y lleva tu perfil profesional al siguiente nivel!
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Perfil, funciones y responsabilidades estratégicas del asistente de gerencia
1. Perfil y competencias del asistente de gerencia
• Requiere formación en áreas como administración, contabilidad, economía o afines, además de conocimientos en gestión empresarial, contabilidad básica, normativa laboral y ofimática avanzada.
• Es esencial desarrollar competencias técnicas en gestión administrativa, comunicación efectiva y manejo documental.
• Las habilidades blandas como organización, adaptabilidad, inteligencia emocional y liderazgo colaborativo fortalecen su desempeño.
2. Funciones principales en la organización
• Gestiona la agenda y reuniones de gerencia, coordina comunicaciones internas y externas, y filtra información relevante.
• Prepara presentaciones, informes ejecutivos y reportes clave para la toma de decisiones estratégicas.
• Actúa como intermediario entre la gerencia y las demás áreas, asegurando fluidez y eficiencia en la gestión organizacional.
3. Responsabilidades estratégicas y valores profesionales
• Aporta en la toma de decisiones, el seguimiento de proyectos y el análisis de indicadores de gestión (KPI).
• Mantiene la confidencialidad de información sensible y respalda la integridad de la empresa mediante una gestión ética.
• Su rol estratégico contribuye directamente al logro de los objetivos organizacionales, proyectando eficiencia, discreción y visión a largo plazo.
Competencias profesionales y habilidades blandas requeridas
1. Competencias técnicas y digitales
• El asistente de gerencia debe dominar herramientas como Word para documentos, Excel para análisis con tablas dinámicas, PowerPoint para presentaciones y correo electrónico para la gestión de comunicaciones.
• La organización de agendas y uso de aplicaciones como Notion, Trello o Asana permiten coordinar tareas y optimizar la productividad.
• Se requieren conocimientos en gestión de proyectos, manejo de indicadores (KPIs), Power BI, gestión documental, finanzas básicas e idiomas para relacionarse con clientes y proveedores.
2. Habilidades blandas esenciales
• La gestión del tiempo, la comunicación efectiva y la escucha activa son clave para coordinar proyectos y mantener vínculos sólidos entre gerencia y colaboradores.
• El pensamiento estratégico, la adaptabilidad, la creatividad y la resolución de problemas permiten anticiparse a imprevistos y tomar decisiones acertadas.
• La ética, la confidencialidad, el liderazgo colaborativo y la inteligencia emocional refuerzan la confianza y garantizan un desempeño íntegro y responsable.
3. Ejemplo práctico en la jornada laboral
• Un día típico incluye organizar la agenda, filtrar información, preparar informes, dar seguimiento a proyectos y representar al gerente en reuniones estratégicas.
• Estas acciones reflejan organización, iniciativa y compromiso, asegurando que las tareas se cumplan sin afectar el ritmo del trabajo.
• La eficiencia y la capacidad de respuesta consolidan la confianza del gerente y fortalecen la imagen profesional del asistente.
Ética profesional, confidencialidad y manejo de información sensible
1. Ética profesional
• Implica actuar con honestidad, transparencia e integridad en todas las funciones del asistente de gerencia.
• Exige responsabilidad, organización y cumplimiento de compromisos, evitando conflictos de intereses.
• Requiere imparcialidad y trato cordial con superiores, colegas y externos para mantener un clima laboral saludable.
2. Confidencialidad
• Consiste en proteger datos de la empresa, clientes y colaboradores, evitando su divulgación sin autorización.
• Implica discreción en conversaciones, uso responsable de contraseñas y resguardo físico de archivos.
• Prohíbe compartir información en redes sociales y promueve un manejo respetuoso de temas sensibles.
3. Manejo de información sensible
• Incluye clasificar documentos según nivel de acceso (público, interno, restringido).
• Requiere copias de seguridad, uso de plataformas seguras y eliminación adecuada de archivos obsoletos.
• Exige reportar de inmediato pérdidas o filtraciones para proteger la integridad de la información.
Organización del trabajo y priorización de actividades
1. Planificación y herramientas de apoyo
• Una adecuada organización del trabajo evita la sobrecarga y el estrés.
• Es clave planificar diariamente, semanalmente o mensualmente, apoyándose en agendas físicas o digitales.
• Herramientas como Google Calendar, Trello, Asana o Excel facilitan el cumplimiento de objetivos claros y medibles.
2. Definición de objetivos y gestión documental
• Establecer metas específicas con plazos concretos permite interiorizar y dar realidad a las tareas.
• La gestión documental ordenada, clasificada por fechas, áreas o prioridades, optimiza el acceso a la información.
• Un plan de acción facilita cumplir metas, optimizar recursos y responder oportunamente a la gerencia.
3. Priorización de actividades y toma de decisiones
• Clasificar tareas según urgencia, importancia y responsabilidad asegura un enfoque eficiente.
• Principios como el de Pareto y la matriz de Eisenhower ayudan a distinguir entre lo que se debe hacer ya, lo que se planifica, se delega o se descarta.
• Trabajar inteligentemente implica enfocarse en lo que genera mayor valor estratégico, no en la cantidad de horas trabajadas.
Gestión del tiempo y productividad personal
1. Importancia de la gestión del tiempo
• Una adecuada organización permite cumplir metas laborales y personales, reduciendo la improvisación y el estrés.
• Favorece la confianza, la responsabilidad y la buena imagen profesional y personal.
• Influir positivamente en la productividad también repercute en la vida diaria, generando motivación y energía.
2. Estrategias para organizar el tiempo
• Planificar tareas, priorizar lo esencial y usar técnicas como la regla de los dos minutos o el método Pomodoro.
• Evitar la multitarea excesiva, delegar responsabilidades y mantener bloques de tiempo definidos.
• Con estas acciones se optimiza la calidad del trabajo y se previenen retrasos innecesarios.
3. Productividad personal y bienestar
• Definir objetivos claros y medibles con plazos y acciones concretas.
• Eliminar distracciones, mantener el espacio de trabajo ordenado y cuidar el bienestar físico con descanso, alimentación y pausas activas.
• El equilibrio entre lo laboral y lo personal potencia la eficiencia y la motivación a largo plazo.
Principios de la comunicación asertiva y profesional
1. Comunicación asertiva en el rol profesional
• La asistente de gerencia debe expresarse con claridad, respeto y responsabilidad, proyectando confianza y seguridad en cada interacción.
• La escucha activa, el manejo de emociones y la empatía fortalecen las relaciones tanto internas como externas.
• El lenguaje corporal, el tono de voz y la retroalimentación constructiva refuerzan la confianza y la efectividad comunicativa.
2. Principios de la comunicación profesional
• La formalidad, la cortesía y la objetividad son esenciales para representar a la organización con credibilidad.
• Es vital mantener la confidencialidad, adaptarse al contexto y elegir el canal adecuado (correo, llamada, mensaje).
• La neutralidad y la puntualidad al responder consolidan la imagen profesional y el respeto en la oficina.
3. Estrategias prácticas para una comunicación efectiva
• Usar un lenguaje claro, conciso y respetuoso, evitando rodeos y tecnicismos innecesarios.
• Resumir acuerdos, ofrecer soluciones y mantener una actitud proactiva frente a conflictos.
• Cuidar ortografía, redacción y formatos, transmitiendo profesionalismo en documentos, reuniones y atenciones al cliente.
Normas básicas de redacción ejecutiva de informes y correos (claridad, concisión y formalidad)
1. Claridad en el mensaje
• Expresar ideas de manera directa, evitando frases ambiguas o poco precisas.
• Brindar información completa para evitar malinterpretaciones.
• Usar ejemplos y un lenguaje sencillo que facilite la comprensión.
2. Concisión y estructura
• Redactar solo lo esencial, eliminando redundancias.
• Usar oraciones cortas, párrafos breves y un orden lógico.
• Emplear títulos, viñetas y asuntos claros en correos o informes.
3. Formalidad y profesionalismo
• Mantener un tono respetuoso, sin jergas, emojis ni abreviaturas.
• Respetar ortografía, gramática y uniformidad de estilo.
• Revisar datos, cuidar la precisión y reflejar seriedad en cada documento.
Documentos frecuentes: actas, informes, oficios y memorandos
1. Comunicación interna y externa
• Incluye memorandos para informar brevemente políticas, cambios o recordatorios dentro de la organización.
• Los oficios se emplean en comunicaciones externas con proveedores, clientes o entidades.
• Los correos ejecutivos siguen protocolos claros para invitar, coordinar reuniones o compartir información.
2. Gestión y organización
• Actas de reunión registran acuerdos, responsables y plazos, siendo claves para el seguimiento.
• Agendas, cronogramas e informes de gastos ayudan a planificar y controlar actividades.
• Archivos digitales y físicos permiten ubicar documentos con rapidez y eficiencia.
3. Documentos administrativos y de apoyo
• Incluyen solicitudes internas, control de asistencia, órdenes de compra o servicio.
• Se elaboran resúmenes ejecutivos, presentaciones y reportes en Excel para decisiones estratégicas.
• Encuestas de satisfacción, protocolos de atención y respuestas a reclamos fortalecen la relación con clientes.
Etiqueta en la comunicación corporativa
1. Importancia de la etiqueta corporativa
• El asistente de gerencia refleja la imagen de la empresa, por lo que debe transmitir formalidad, seriedad y confiabilidad.
• Las normas de comunicación aseguran relaciones claras, respetuosas y positivas en el entorno laboral.
• La etiqueta busca proyectar profesionalismo y un ambiente armonioso.
2. Comunicación escrita, oral y no verbal
• En la escrita: usar saludos formales, claridad, ortografía correcta, evitar abreviaturas y emojis, mantener confidencialidad y usar firmas corporativas.
• En la oral: escuchar activamente, mantener tono adecuado, evitar interrupciones y muletillas, presentarse con nombre y cargo, tomar notas en reuniones.
• En la no verbal: contacto visual apropiado, postura recta, gestos serenos, vestimenta corporativa y respeto del espacio personal.
3. Protocolos digitales y ejemplos prácticos
• En chats corporativos: tratar solo temas laborales y respetar horarios; en correos, responder en 24 horas y confirmar recepción.
• En reuniones virtuales: puntualidad, cámara encendida, micrófono apagado y esperar turno para hablar.
• En llamadas: contestar con saludo profesional, nombre y empresa, hablar claro y preparar los temas.
Técnicas de escucha activa y asertividad
1. Importancia en la gestión y la comunicación
• La escucha activa y la asertividad son claves para la comunicación efectiva, la resolución de conflictos y la buena relación entre áreas.
• Fomentan confianza, respeto y comprensión, reduciendo malentendidos.
• Favorecen vínculos sanos y productivos en el desempeño profesional.
2. Técnicas de escucha activa
• Implican atención plena al interlocutor mediante contacto visual, lenguaje corporal abierto y silencios oportunos.
• Se fortalecen con el parafraseo, preguntas de aclaración, retroalimentación breve y resúmenes claros.
• Permiten confirmar mensajes, mostrar interés genuino y mejorar la calidad del diálogo.
3. Técnicas de asertividad
• Consisten en expresar opiniones y necesidades con respeto y firmeza, evitando extremos pasivos o agresivos.
• Incluyen el uso del “yo”, disco rayado, banco de niebla, mensajes claros, control emocional y capacidad de decir “no”.
• Favorecen la confianza, la claridad y el reconocimiento mutuo en la interacción profesional.
Manejo de conflictos y negociación en la oficina
1. Identificación de conflictos laborales
• En el entorno de oficina surgen conflictos por comunicación, intereses, valores, roles y diferencias interpersonales.
• Estos desacuerdos, lejos de ser siempre negativos, pueden convertirse en oportunidades de mejora.
• Detectar el origen y comprender las causas es clave para una gestión efectiva.
2. Estrategias para resolver conflictos
• Incluyen escucha activa, control emocional, respeto a las diferencias y búsqueda de puntos en común.
• Se recomienda proponer soluciones colaborativas, establecer límites claros y facilitar la mediación imparcial.
• El objetivo es transformar tensiones en acuerdos sostenibles y equitativos.
3. Técnicas de negociación y rol del asistente
• La preparación previa y el enfoque ganar-ganar permiten acuerdos beneficiosos para todos.
• El lenguaje asertivo, las opciones creativas y la claridad en los compromisos fortalecen la confianza.
• El asistente de gerencia debe anticipar tensiones, mantener neutralidad y apoyar decisiones objetivas.
Relaciones públicas internas y externas
1. Relaciones públicas internas
• Buscan generar confianza y compromiso entre directivos y colaboradores mediante comunicación clara y coherente.
• Se promueve el trabajo en equipo, la motivación y la cultura organizacional con herramientas como boletines, reuniones, reconocimientos y encuestas de clima laboral.
• Su finalidad es prevenir rumores, resolver conflictos y fortalecer la identificación de los empleados con la empresa.
2. Relaciones públicas externas
• Se orientan a proyectar una imagen positiva ante clientes, proveedores, medios e inversionistas.
• Incluyen acciones como comunicados de prensa, eventos corporativos, responsabilidad social y gestión profesional de redes sociales.
• Su meta es consolidar la reputación de la empresa, gestionar crisis y generar confianza en el mercado.
3. Manejo de quejas y reclamos
• Diferencian entre quejas (informales) y reclamos (formales), ambos vistos como oportunidades de mejora.
• Requieren escucha activa, empatía, soluciones rápidas y seguimiento para garantizar satisfacción.
• El asistente de gerencia cumple un rol clave al coordinar respuestas, redactar informes y mantener trato cordial y profesional.
Importancia de la gestión del tiempo y de agenda
1. Valor del tiempo en la vida personal y profesional
• El tiempo es un recurso limitado y no recuperable, por lo que aprovecharlo de forma eficiente evita estrés y sobrecarga.
• Una adecuada gestión permite equilibrar responsabilidades laborales y personales.
• Planificar con disciplina fortalece el compromiso y mejora la calidad del trabajo.
2. Técnicas para optimizar la productividad
• Herramientas como la matriz de Eisenhower, Pomodoro, Pareto, listas de tareas y Trello ayudan a priorizar lo importante sobre lo urgente.
• Organizar y planificar metas claras aumenta la eficiencia en el cumplimiento de objetivos.
• Evitar distracciones y concentrarse en tareas relevantes potencia la responsabilidad profesional.
3. Rol estratégico de la agenda
• La agenda permite visualizar compromisos, anticipar problemas y reducir olvidos.
• Facilita delegar y coordinar tareas, centralizando actividades en un solo lugar.
• Puede ser física o digital (Google Calendar, Outlook, Asana, Trello), según la preferencia personal y el estilo de trabajo.
Métodos prácticos: matriz de Eisenhower
1. Organización y enfoque con la matriz de Eisenhower
• Herramienta popularizada por Dwight D. Eisenhower que divide tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, importante no urgente, urgente no importante y ni urgente ni importante.
• Permite priorizar, delegar o eliminar tareas según su impacto y urgencia.
• Facilita mantener la atención en lo esencial y evitar distracciones.
2. Métodos complementarios de gestión del tiempo
• El método Pomodoro organiza el trabajo en bloques de 25 minutos con descansos cortos, favoreciendo la concentración y la calidad en lugar de la cantidad.
• El principio de Pareto (80/20) resalta que un 20% de las tareas genera el 80% de los resultados, por lo que conviene identificar y enfocarse en las más estratégicas.
• El checklist o lista de verificación permite registrar, ordenar y controlar el avance de las actividades.
3. Priorización y eficiencia en las tareas
• El método ABC clasifica actividades en A (críticas), B (importantes pero no urgentes) y C (deseables o prescindibles).
• Al ordenar y ejecutar siguiendo esta jerarquía se evita dispersarse en lo secundario.
• Estas técnicas en conjunto permiten trabajar con claridad, productividad y mejor uso del tiempo diario.
Principios básicos de archivo físico y digital
1. Factores que afectan la organización documental
• Existen ladrones de tiempo internos (procrastinación, falta de planificación, perfeccionismo excesivo, desorganización) y externos (interrupciones, reuniones innecesarias, uso excesivo del celular).
• Estas prácticas dificultan el manejo de documentos y reducen la productividad.
• Reconocerlos es clave para mejorar la gestión del archivo y del tiempo.
2. Principios del archivo físico
• Se basa en el orden (alfabético, cronológico o temático), accesibilidad, conservación y confidencialidad.
• Incluye la eliminación controlada según tablas de retención documental.
• Un ejemplo es archivar facturas en carpetas numeradas y clasificadas para su rápida localización.
3. Principios del archivo digital
• Requiere clasificación clara, nomenclatura uniforme y actualización constante.
• La seguridad se asegura mediante contraseñas, copias de respaldo y control de accesos.
• Plataformas colaborativas como Google Drive o Dropbox facilitan la accesibilidad y el trabajo en equipo.
Plataformas de colaboración (Google Workspace: Gmail, Drive y Meet)
1. Gmail: comunicación profesional y gestión de mensajes
• Permite enviar y recibir correos de manera rápida y segura, con opciones como carpetas, etiquetas y firma digital.
• Se integra con Google Calendar, facilitando la programación de reuniones y recordatorios.
• Favorece la coordinación laboral compartiendo agendas y comunicaciones en tiempo real.
2. Google Drive: almacenamiento y trabajo colaborativo
• Ofrece guardar, organizar y compartir archivos en la nube con control de permisos.
• Permite la edición simultánea de documentos, hojas de cálculo y presentaciones por varios usuarios.
• Facilita la organización de proyectos con carpetas compartidas para equipos completos.
3. Google Meet: reuniones virtuales y coordinación remota
• Herramienta sencilla para realizar videoconferencias con cientos de participantes.
• Integra funciones como compartir pantalla, grabar sesiones y vincularse con Gmail y Calendar.
• Ideal para coordinar proyectos y reuniones entre equipos distribuidos en diferentes ubicaciones.
Ciberseguridad y buenas prácticas digitales en la oficina
1. Protección de contraseñas y archivos
• Usar contraseñas largas, combinadas y únicas, renovándolas periódicamente.
• Evitar reutilizar claves en distintas plataformas y configurar permisos de acceso adecuados.
• Guardar documentos sensibles en carpetas seguras y eliminarlos al terminar su uso.
2. Seguridad en equipos y comunicaciones
• Bloquear la pantalla al ausentarse, actualizar antivirus y sistema operativo.
• Evitar instalar programas no autorizados y realizar copias de seguridad frecuentes.
• Verificar remitentes de correos, no responder a mensajes sospechosos y usar redes seguras o VPN.
3. Rol del asistente y recursos digitales
• Ser filtro frente a riesgos como phishing, virus o accesos indebidos.
• Garantizar confidencialidad en documentos y comunicaciones.
• Optimizar la gestión con herramientas como Google Drive, Calendar o Trello, fomentando organización y trabajo colaborativo.
Importancia de la presentación personal y la actitud profesional
1. Presentación personal como carta de presentación
• La primera impresión influye en cómo nos perciben; incluye vestimenta adecuada, higiene y lenguaje corporal.
• Refleja compromiso, orden y respeto hacia los demás.
• La imagen cuidada transmite seguridad y genera confianza en el entorno laboral.
2. Actitud profesional como valor diferenciador
• Va más allá de la apariencia: implica proactividad, confidencialidad, respeto y tolerancia a la presión.
• Demuestra compromiso con el rol, disposición para colaborar y orientación a resultados.
• Una actitud positiva fortalece la credibilidad y fomenta un ambiente laboral saludable.
3. Complemento entre presentación y actitud
• Ambas dimensiones se refuerzan: la imagen personal abre puertas y la actitud profesional las mantiene.
• Descuidar una resta valor a la otra; juntas proyectan profesionalismo integral.
• Etiqueta, protocolo y relaciones interpersonales consolidan la reputación y confianza de la organización.
Normas básicas de etiqueta empresarial - Protocolo
1. Comunicación efectiva y trato profesional
• Escuchar activamente, ser claros y precisos en la información que se brinda a clientes y proveedores.
• Mantener un lenguaje cordial, respetuoso y sin tecnicismos innecesarios.
• Evitar engaños o falsas expectativas, mostrando siempre profesionalismo.
2. Puntualidad, formalidad y transparencia
• Cumplir plazos, horarios y compromisos, confirmando acuerdos con anticipación.
• Saludar, despedirse y agradecer de forma adecuada, usando un lenguaje profesional.
• Brindar información veraz y actualizada, evitando promesas incumplibles y respetando la confidencialidad.
3. Resolución de conflictos y beneficios de una buena relación
• Mantener la calma ante reclamos, priorizando soluciones con empatía y negociación.
• Cada interacción fortalece la confianza, fideliza clientes y consolida alianzas estratégicas.
• Una gestión adecuada proyecta orden, cooperación y una imagen positiva de la empresa.
Manejo de relaciones interpersonales con clientes y proveedores
1. Planificación y organización previa
• Definir el objetivo del evento (informar, negociar, capacitar) para proyectar una imagen profesional positiva.
• Elaborar una agenda clara con tiempos y responsables, además de confirmar asistencia de invitados.
• Verificar lugar, equipos, materiales de apoyo y coordinar con proveedores de catering, decoración o merchandising.
2. Desarrollo y gestión del evento
• Recibir y dar la bienvenida, controlar tiempos y respetar la agenda establecida.
• Resolver imprevistos de manera rápida y discreta para no afectar la experiencia.
• Asegurar cordialidad, puntualidad y orden como reflejo del compromiso profesional de la empresa.
3. Cierre y evaluación posterior
• Elaborar y enviar el acta o resumen de acuerdos, agradeciendo la participación.
• Dar seguimiento a compromisos asumidos y evaluar fortalezas y aspectos a mejorar.
• Mantener una actitud proactiva y de mejora continua para reforzar confianza y relaciones con clientes y proveedores.
Planificación y organización de reuniones presenciales – eventos corporativos
1. Importancia de las herramientas digitales en reuniones
• Facilitan la comunicación a distancia, eliminando barreras de tiempo y espacio.
• Permiten optimizar costos y tiempo al evitar traslados innecesarios.
• Contribuyen a proyectar una imagen corporativa moderna y alineada con la tecnología.
2. Plataformas principales para reuniones virtuales
• Zoom: versátil y masivo, incluye salas de espera, grabaciones, encuestas y grupos de trabajo.
• Microsoft Teams: integrado con Office, ideal para empresas y ámbito académico.
• Google Meet: acceso inmediato vía enlace, gratuito y sencillo, con subtítulos y salas de grupos.
3. Buenas prácticas para la gestión de reuniones
• Verificar previamente la conexión a internet para asegurar fluidez.
• Usar las funciones interactivas de cada plataforma para mejorar la colaboración.
• Mantener coherencia y profesionalismo en la comunicación para fortalecer la imagen empresarial.
Buenas prácticas en reuniones virtuales
1. Preparación y aspectos técnicos
• Verificar conexión a internet, micrófono y cámara antes de iniciar, para garantizar fluidez y respeto hacia los demás.
• Usar fondo neutro o corporativo y mantener la cámara encendida como muestra de interés y profesionalismo.
• Silenciar el micrófono cuando no se participa para evitar interrupciones y distracciones innecesarias.
2. Conducta profesional durante la reunión
• Conectarse puntualmente y seguir la agenda previamente compartida para no perder información relevante.
• Mantener una comunicación clara, sin interrupciones ni uso excesivo del celular u otros distractores.
• Mostrar actitud cordial y responsable, cuidando la imagen personal y la proyección corporativa.
3. Organización y seguimiento
• El asistente de gerencia debe programar la reunión, moderar intervenciones y dar soporte técnico.
• Elaborar actas o acuerdos con responsables y plazos, enviándolos a los participantes tras la sesión.
• Realizar seguimiento de las tareas asignadas para asegurar el cumplimiento y reforzar la productividad.
¿Qué son los KPI’s y por qué son útiles para un asistente?
1. Definición y relevancia de los KPI’s
• Los KPI’s son indicadores de gestión que permiten medir avances y resultados de actividades clave.
• Ayudan a identificar áreas de mejora y a orientar decisiones estratégicas en la organización.
• Para un asistente de gerencia, comprenderlos es esencial para aportar información clara y confiable.
2. Rol del asistente en la gestión de indicadores
• El asistente no decide, pero proporciona reportes e informes bien estructurados para la gerencia.
• Organiza y filtra la información, asegurando que llegue a los directivos de manera precisa y oportuna.
• Su responsabilidad es clave, ya que un dato errado puede impactar negativamente en la toma de decisiones.
3. Apoyo a la planificación y coordinación
• Además de manejar KPI’s, el asistente gestiona agendas, coordina reuniones y da seguimiento a compromisos.
• Su labor incluye elaborar informes ejecutivos, priorizar tareas y supervisar actividades administrativas.
• Estas funciones fortalecen la eficiencia organizacional y contribuyen a decisiones más efectivas.
Uso de indicadores de gestión (KPI’s) básicos en gestión administrativa (eficiencia, productividad, satisfacción).
1. Importancia de los KPI’s en la gestión administrativa
• Los KPI’s permiten medir el rendimiento y orientar la toma de decisiones con datos concretos.
• Ayudan al asistente de gerencia a presentar informes claros y estratégicos para la dirección.
• Funcionan como brújula, mostrando si se avanza en el camino correcto o se requieren ajustes.
2. KPI’s de eficiencia y productividad
• La eficiencia mide el uso óptimo de recursos como tiempo, dinero y materiales.
• La productividad evalúa la capacidad de generar resultados: reuniones sin errores, cumplimiento de tareas y gestión documental.
• Estos indicadores facilitan priorizar tareas, organizar la carga laboral y mejorar el desempeño del equipo.
3. KPI’s de satisfacción y su impacto estratégico
• Evalúan el nivel de conformidad de clientes internos (gerencia, equipo) y externos (proveedores, usuarios).
• Incluyen encuestas, quejas resueltas en el primer contacto y calidad en eventos corporativos.
• Aseguran que la gestión no solo sea eficiente y productiva, sino también valorada positivamente por quienes la reciben.
Apoyo en la planificación estratégica y operativa
1. Rol estratégico del asistente de gerencia
• Contribuye en la planificación a mediano y largo plazo, apoyando la definición de misión, visión y objetivos generales.
• Reúne información relevante como informes, estadísticas e indicadores para la toma de decisiones.
• Colabora en la organización de reuniones estratégicas y en el seguimiento de KPI para evaluar avances.
2. Alineación a objetivos de largo plazo
• La planificación estratégica busca proyectar el futuro de la organización con metas claras, como aumentar la participación en el mercado.
• El asistente garantiza un seguimiento constante para que los resultados no dependan solo de acciones de último momento.
• La continuidad y el análisis de indicadores permiten superar expectativas y asegurar el crecimiento sostenible.
3. Planificación operativa a corto plazo
• Se enfoca en periodos cortos (días, semanas o meses) con tareas concretas como campañas, cronogramas y entregables.
• El asistente organiza agendas, coordina tareas administrativas y recuerda plazos para evitar retrasos.
• El uso de herramientas digitales facilita alertas, coordinación y la finalización anticipada de actividades.
Gestión de agendas y coordinación de compromisos gerenciales
1. Rol del asistente en la organización gerencial
• El asistente es el soporte directo del gerente, evitando su saturación y asegurando coherencia entre metas y actividades.
• Su papel clave es anticiparse a problemas, organizar pendientes y liderar con eficiencia.
• Una buena gestión refuerza la imagen profesional y la productividad del equipo.
2. Manejo estratégico de la agenda
• Se deben planificar reuniones, citas y actividades con anticipación, priorizando tareas urgentes y de impacto.
• El orden, la puntualidad y la preparación garantizan confianza y evitan frustraciones o sobrecargas.
• Flexibilidad y uso de recordatorios digitales permiten adaptarse a cambios de último minuto.
3. Coordinación de compromisos y herramientas de apoyo
• Involucra logística en reuniones, viajes, eventos y documentación, siempre asegurando preparación previa y seguimiento posterior.
• Es fundamental coordinar con jefes, clientes y proveedores para optimizar tiempos y resultados.
• Herramientas como Google Calendar, Trello o plataformas de videoconferencia fortalecen la gestión y reflejan las prioridades gerenciales.
Técnicas de organización para la toma de decisiones efectivas
1. Rol del asistente en la toma de decisiones
• El asistente de gerencia aporta información clara y objetiva, reduciendo riesgos y mejorando la productividad.
• Su función no se limita a ejecutar tareas, sino a facilitar decisiones rápidas y acertadas al gerente.
• La clave está en optimizar tiempo y enfocarse en lo prioritario.
2. Herramientas de apoyo para decidir
• Técnicas como la matriz FODA, el método de los 5 porqués y los diagramas de flujo ayudan a analizar causas, visualizar procesos y evitar errores.
• Los KPI permiten medir resultados con datos confiables, mientras que el análisis costo-beneficio respalda decisiones racionales.
• La información veraz y oportuna es esencial para generar confianza y precisión.
3. Factores y habilidades clave
• El tiempo, el nivel de riesgo y las consecuencias a largo plazo influyen en cada decisión.
• La comunicación clara, el pensamiento crítico y la proactividad fortalecen la capacidad analítica y organizativa del asistente.
• Un asistente bien preparado anticipa problemas, prioriza tareas y contribuye al logro de objetivos estratégicos.
Habilidades que debe Desarrollar un Asistente de Gerencia
1. Pensamiento crítico y capacidad analítica
• Analizar información con objetividad, verificar su veracidad y consultar ante dudas evita errores en la toma de decisiones.
• Elaborar resúmenes y reportes claros permite que el gerente cuente con una base confiable para decidir.
• Evaluar alternativas sin sesgos fortalece la objetividad y credibilidad del asistente.
2. Organización, comunicación y trabajo en equipo
• Clasificar y priorizar tareas asegura el cumplimiento de la agenda gerencial sin pérdida de tiempo.
• Una comunicación clara y precisa facilita transmitir conclusiones y opciones de manera entendible.
• La disposición para apoyar a colegas refleja proactividad y fomenta la cooperación en el equipo.
3. Uso de herramientas digitales y aprendizaje continuo
• Excel, Google Sheets, Power BI, Trello, Asana o Miro son aliados para sistematizar datos, visualizar flujos y generar indicadores.
• La capacitación constante en nuevas tecnologías fortalece la competitividad y desempeño profesional.
• La actitud de aprendizaje permanente permite evolucionar, adaptarse al cambio y aportar mayor valor a la organización.
Inteligencia emocional aplicada al trabajo administrativo
1. Gestión de las emociones en el ámbito laboral
• La inteligencia emocional permite reconocer y regular emociones, manteniendo relaciones sanas con gerencia, clientes y proveedores.
• Fomenta la empatía, la comunicación asertiva y la resiliencia ante el trabajo bajo presión.
• Aplicarla contribuye a resolver conflictos y proyectar una imagen profesional equilibrada.
2. Liderazgo colaborativo y trabajo en equipo
• Implica guiar con el ejemplo, compartir responsabilidades y promover la participación activa de todos.
• Favorece la innovación y la construcción de un clima de respeto y confianza.
• El trabajo en equipo requiere roles claros, apoyo mutuo y comunicación abierta para alcanzar objetivos comunes.
3. Estrategias para el bienestar y desarrollo profesional
• La gestión del estrés y el autocuidado son esenciales para mantener un desempeño sostenible.
• La actualización continua y la marca personal fortalecen la reputación y proyección de carrera.
• Reconocer logros propios y ajenos motiva, mientras que técnicas como mindfulness o role playing mejoran la práctica diaria.
Liderazgo colaborativo y trabajo en equipo}
1. Características del liderazgo colaborativo
• Ser líder no implica imponer, sino escuchar, delegar y valorar las fortalezas de cada miembro.
• La comunicación clara y abierta promueve confianza y evita malos entendidos.
• La empatía y la orientación hacia objetivos comunes fortalecen la cohesión del grupo.
2. Importancia del trabajo en equipo
• Implica roles definidos, comunicación constante y compromiso colectivo.
• Favorece la innovación, la resolución constructiva de conflictos y la eficiencia en metas compartidas.
• Reconocer logros en conjunto motiva y refuerza el sentido de pertenencia.
3. Herramientas para la colaboración efectiva
• Plataformas como Google Drive, Slack, Teams, Trello o Miro facilitan la interacción y organización.
• Permiten coordinar tareas, compartir avances y realizar lluvias de ideas en tiempo real.
• Un verdadero líder impulsa que todos brillen juntos, logrando resultados colectivos sobresalientes.
Gestión del estrés y autocuidado laboral
1. Comprender el estrés y sus causas
• El estrés es una respuesta física y emocional ante demandas que superan nuestros recursos.
• Puede manifestarse en síntomas como fatiga, insomnio, irritabilidad, ansiedad o baja productividad.
• Existen dos tipos: el eustrés, que motiva, y el distrés, que afecta negativamente la salud y el rendimiento.
2. Estrategias para gestionarlo en el trabajo
• La organización del tiempo, la priorización de tareas y la comunicación clara reducen la tensión.
• Delegar responsabilidades y separar la vida laboral de la personal ayuda a evitar la sobrecarga.
• Incorporar pausas activas, respiración consciente o meditación mejora el bienestar diario.
3. Autocuidado laboral y beneficios a largo plazo
• Mantener hábitos saludables como ejercicio, buena alimentación y descanso regular fortalece cuerpo y mente.
• Un entorno de trabajo cómodo, el aprendizaje continuo y el apoyo emocional previenen el desgaste profesional.
• Gestionar el estrés genera mayor productividad, mejor clima laboral y evita el síndrome de burnout.
Actualización profesional continua: tendencias en la asistencia gerencial
1. La importancia de mantenerse actualizado
• La actualización constante permite enfrentar los cambios acelerados de la tecnología y del entorno laboral.
• Ser un profesional competitivo implica aprender y fortalecer habilidades para aportar valor a la organización.
• Estudiar y capacitarse aumenta la empleabilidad, la seguridad en el desempeño y la proyección profesional.
2. Nuevas tendencias en la asistencia gerencial
• La transformación digital exige dominio de herramientas como Google Workspace, Trello, Slack, automatización, chatbots y software de gestión.
• El trabajo híbrido y remoto, junto con la ciberseguridad, se consolidan como prácticas esenciales en las empresas modernas.
• Se valoran las habilidades blandas, el manejo de idiomas, la multiculturalidad y el análisis de datos básicos para una gestión estratégica.
3. Estrategias para la mejora continua
• Participar en cursos, diplomados y maestrías en administración, liderazgo y tecnología fortalece el perfil profesional.
• El networking, la asistencia a congresos y el seguimiento de tendencias en medios digitales enriquecen la visión laboral.
• Un plan de capacitación anual y la selección de entornos positivos impulsan el crecimiento sostenido y la proyección a futuro.
Plan de desarrollo de carrera como asistente de gerencia
1. Autoevaluación y diagnóstico inicial
• Identificar fortalezas como la organización, la comunicación y el manejo de herramientas digitales, así como debilidades en idiomas o liderazgo.
• Definir intereses y metas a corto, mediano y largo plazo, desde certificaciones básicas hasta cargos de mayor responsabilidad.
• Elaborar un plan de acción realista que parta de la situación actual.
2. Estrategias de crecimiento y acciones concretas
• Impulsar la capacitación continua mediante cursos, talleres, diplomados o maestrías.
• Complementar con experiencia en proyectos internos y el desarrollo de habilidades blandas como liderazgo, negociación y networking.
• Evaluar y ajustar el plan periódicamente según los cambios del entorno laboral.
3. Beneficios y mentalidad de crecimiento
• Un plan tangible brinda claridad profesional, incrementa la empleabilidad y fortalece la proyección a mejores cargos.
• Mantener una actitud proactiva y resiliente permite transformar los retos en oportunidades de aprendizaje.
• La carrera profesional se concibe como un viaje continuo de aprendizaje y desarrollo personal.
Marca personal: importancia de la puntualidad, compromiso y buena reputación profesional
1. La huella de la marca personal
• La marca personal es la huella que dejamos en los demás a través de valores, acciones y desempeño profesional.
• Representa credibilidad y confianza, influyendo directamente en nuestro desarrollo laboral.
• Cuidarla fortalece relaciones, genera oportunidades y nos posiciona como referentes de confianza.
2. Puntualidad y compromiso como pilares
• Ser puntuales refleja respeto, responsabilidad y profesionalismo, elementos clave en la organización.
• El compromiso implica cumplir tareas con eficiencia y lealtad hacia la empresa.
• Ambos factores impulsan la productividad y consolidan el trabajo en equipo.
3. Construcción de una buena reputación profesional
• La reputación se basa en coherencia, ética, discreción y actitud de servicio.
• La confidencialidad y el respeto en el trato fortalecen la confianza y la imagen positiva.
• Hoy, tanto en lo laboral como en lo digital, la reputación se proyecta y abre nuevas oportunidades.
Recomendaciones para un desempeño exitoso
1. Organización y gestión del tiempo
• Planificar tareas con herramientas como agendas, Trello o Notion.
• Evitar ladrones de tiempo como distracciones o multitarea excesiva.
• Mantener archivos físicos y digitales ordenados y seguros.
2. Actitud profesional y habilidades blandas
• Ser puntual, proactivo y mantener una comunicación clara y respetuosa.
• Practicar empatía, inteligencia emocional y mantener buenas relaciones laborales.
• Gestionar el estrés con autocuidado, pausas activas y equilibrio vida-trabajo.
3. Aprendizaje continuo y autocuidado integral
• Capacitarse constantemente y obtener certificaciones que respalden el perfil profesional.
• Adoptar hábitos saludables: postura correcta, hidratación, descanso adecuado.
• Fomentar liderazgo, mentalidad positiva y marca personal como motor de crecimiento.
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