La Nueva Ley General de Contrataciones Públicas y su Reglamento: Cambios Clave

Desde el 22 de abril de 2025, se encuentra vigente la nueva Ley General de Contrataciones Públicas, con su respectivo reglamento aprobado por Decreto Supremo N.º 009-2025-EF. Esta nueva normativa reemplaza a la anterior Ley de Contrataciones del Estado y ha generado diversas expectativas debido a los cambios significativos en los procesos de contratación y ejecución de obras públicas.

1. Nueva denominación y estructura institucional

La JRD (Junta de Resolución de Disputas) ahora se denomina JPRD (Junta de Prevención y Resolución de Disputas).

Se establece el Organismo Especializado en Contrataciones Públicas Eficientes, que sustituye al antiguo OSCE. Este nuevo organismo tendrá funciones actualizadas, incluyendo exámenes para acreditar profesionales.

2. Definición y ejecución de obra pública

La obra comprende construcción, reconstrucción, ampliación, demolición, entre otras actividades que requieren un expediente técnico aprobado mediante resolución.

Se diferencia entre:

Primera instancia: aprobación del expediente técnico inicial.

Segunda instancia: aprobación de actualizaciones presupuestales por variaciones de precios u otras razones técnicas.

3. Roles y responsabilidades en obra

Se fortalece el rol de la dirección técnica, incluyendo a profesionales clave (residente, supervisor, especialista en calidad, etc.), cuyos cambios deben justificarse y registrarse obligatoriamente en el cuaderno de obra.

La mano de obra calificada o no calificada también debe ser gestionada formalmente, permitiendo al supervisor documentar retiros por bajo rendimiento.

4. Registro obligatorio en el cuaderno de obra

Especialmente en obras por administración directa, se exige anotar:

Ingresos diarios de materiales (cemento, agregados, etc.).

Consumo de materiales en actividades específicas (ej. vaciados).

Movimiento de equipos.

Situaciones que afecten la ejecución.

5. Contratos y formalización

Los contratos celebrados entre la entidad pública (municipalidades, ministerios, gobiernos regionales) y el contratista ejecutor deben ceñirse al formato de bases integradas.

La nueva norma introduce un mecanismo más ágil para modificaciones contractuales.

6. Plataforma Digital para la Información Contractual: PLADICOP

El nuevo sistema digital PLADICOP reemplaza progresivamente al SEACE.

Toda información relacionada con el contrato (adicionales, ampliaciones, reducciones) ya no requerirá adendas formales, solo una resolución cargada en la plataforma.

Se promueve la transparencia y eficiencia con acceso público a los datos contractuales.

7. Opiniones y directivas

Las antiguas opiniones del OSCE (ahora OS) dejarán de ser vinculantes.

Se emitirán nuevas directivas interpretativas conforme al nuevo reglamento.

El artículo 11 establece que el OS publicará sus resoluciones de consulta en su sede digital y en PLADICOP.

8. Flexibilización en la formulación de adicionales

Anteriormente, solo el contratista podía solicitar prestaciones adicionales.

Actualmente, también puede hacerlo la entidad pública o la supervisión, promoviendo una gestión más flexible y adaptativa.

Cuaderno de Obra vs Cuaderno de Incidencias

1. Terminología y Cambio Conceptual

• Antes se usaba “Cuaderno de obra”, que se llevaba físicamente en obra.

• Ahora se prefiere el término “Cuaderno de incidencias”, porque:

o No solo se usa durante la ejecución de obra.

o Empieza desde la elaboración del expediente técnico.

o Registra hechos puntuales e incidencias que ocurren día a día, como paralizaciones, inicio de causales, consultas, respuestas, aprobaciones, etc.

o Está ligado a modificaciones contractuales (ampliaciones, reducciones, adicionales).

2. Cuaderno de Obra Físico

• Documento foliado, abierto en fecha de entrega del terreno.

• Escrito a mano por supervisor y residente.

• Registraba todas las órdenes, consultas y respuestas durante la ejecución.

• Riesgos:

o Puede deteriorarse o perderse (ejemplo incendio en archivos municipales).

o Escritura ilegible por mala caligrafía.

o Manipulación o pérdida.

o Dificultad para buscar información rápida.

3. Cuaderno de Incidencias Digital

• Plataforma digital (ejemplo: SEACE u otra designada).

• Puede ser semi-digital (aún con anexos en físico) o totalmente digital.

• Registra:

o Inicio y desarrollo del expediente técnico.

o Avances y hechos durante ejecución.

o Consultas y respuestas.

o Modificaciones contractuales.

• Ventajas:

o Acceso remoto en línea (con internet).

o Información legible y organizada en campos digitales.

o Búsqueda rápida y filtrado de datos.

o Seguridad: acceso con usuario y contraseña.

o Evita pérdida o deterioro físico.

o Posibilidad de adjuntar documentos firmados digitalmente.

o Control de versiones y anexos.

4. Aspectos Operativos y Normativos

• El cuaderno de incidencias se abre al día siguiente de perfeccionado el contrato (para expediente técnico).

• En obra se abre a la entrega del terreno y cierra con recepción física.

• Anotan jefe de expediente técnico, residente y supervisor.

• OSCE emite directivas sobre uso y casos excepcionales de cuaderno físico.

• Se reduce burocracia, facilita consultas digitales y se hace más práctico.

• Se regula la forma en que se hacen anotaciones, límites de caracteres, y cómo se archivan los documentos.

Cuaderno de Obra Digital (COD)

¿Qué es el COD?

• Es una herramienta informática desarrollada y administrada por OSCE (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado).

• Sustituye al cuaderno de obra físico.

• Permite registrar de manera digital y formal los hechos relevantes durante la ejecución de la obra, incluyendo órdenes, consultas y respuestas.

Normativa aplicable

• Resolución 102-2020 (1 de agosto de 2020): establece el ordenamiento para el uso obligatorio del COD en contratos de obra convocados a partir de la vigencia de esta resolución.

• Para procedimientos convocados antes, el uso del COD es opcional si no se ha abierto un cuaderno físico.

Ventajas respecto al cuaderno físico

• Evita riesgos como pérdida, daño o ilegibilidad del cuaderno.

• No requiere legalización presencial (notario o juez de paz).

• Permite adjuntar archivos y fotos de manera formal y vinculada.

• Registro permanente y accesible para presidente, supervisor y adjudicatario.

• Solo usuarios autorizados pueden registrar o visualizar asientos.

• Los asientos se imprimen y guardan en PDF fácilmente sin necesidad de escaneo.

• El sistema registra geolocalización desde donde se hace el registro (ubicación del dispositivo).

Usuarios y roles

• Administrador de usuario: responsable de crear, actualizar y desactivar usuarios.

• Usuarios para registrar asientos: residente, supervisor o inspector.

• Usuarios para visualizar: presidente, supervisor, fiscalizadores, OSCE, entre otros autorizados.

Proceso de uso

1. Habilitación del COD por parte de la entidad contratante.

2. Creación y asignación de usuarios con sus accesos y contraseñas.

3. Registro de asientos digitales con evidencias (archivos, fotos, ubicación georreferenciada).

4. Seguimiento y monitoreo virtual permanente de la obra.

Consideraciones importantes

• Los registros deben realizarse desde el lugar de la obra para garantizar la veracidad (geolocalización).

• En caso de no poder registrar en obra, existe la opción de registrar sin ubicación, pero debe justificarse.

• No registrar asientos o registrar fuera de la obra puede ser considerado falta y sancionado.

• Se recomienda que si el residente no puede realizar el registro, delegue a un asistente autorizado.

• El sistema depende de la conexión a internet, por lo que una buena conexión es fundamental para subir los asientos a tiempo.

Acceso al sistema

• Se accede con usuario (DNI) y contraseña asignada.

• El sistema permite chat y comunicación entre usuarios.

• El sistema registra ubicación automática cuando se sube un asiento.

• Se debe aceptar la política de privacidad y protección de datos para usar la plataforma.

Acciones en caso de incumplimiento

• Si el residente o supervisor no registra los asientos, la entidad puede considerar que no ha estado en obra, y esto puede afectar la supervisión y causar sanciones.

• Se debe procurar registrar al menos diariamente o con la frecuencia establecida.

• Justificaciones por no registrar ubicaciones o retrasos deben quedar documentadas para evitar sanciones.

Manejo del Cuaderno de Obra

1. Acceso y perfil

o Visualizas tu perfil con nombre completo, entidad pública y opción para cambiar contraseña.

o Desde la lista de asientos puedes buscar todos los registros disponibles.

2. Filtrado y búsqueda de asientos

o Usas filtros para buscar asientos por fechas o tipo.

o Al buscar sin filtro, aparece toda la lista de asientos disponibles.

3. Exportar datos

o Puedes exportar la lista a Excel para manejo rápido y eficiente.

o En Excel habilitas edición y aplicas filtros para seleccionar fechas específicas (ej. solo abril).

o Imprimes o revisas los asientos filtrados de forma rápida.

4. Visualización y descarga de documentos

o Puedes abrir documentos PDF asociados a los asientos (ej. actas de observaciones).

o Usas programas como Nitro para editar o revisar documentos.

5. Registro de un nuevo asiento

o Simulas crear un nuevo asiento (ej. adicional de obra).

o Limitación de texto: máximo 2000 caracteres.

o El título es opcional, el tipo de asiento se selecciona (consulta, modificación, etc.).

o Puedes agregar archivos adjuntos relacionados.

6. Enlace entre asientos

o Puedes enlazar asientos relacionados (ej. citar un asiento previo).

o Esto permite sustentar información o referencias en el cuaderno.

7. Guardado

o Guardas el asiento como borrador para revisarlo luego.

o Para hacerlo oficial, entras al borrador, editas y finalmente grabas.

Apertura del Cuaderno de Obra Digital

• Se inicia después de firmar el contrato y la entrega oficial del terreno.

• El residente de obra realiza el registro del asiento de apertura en el cuaderno de obra digital.

• El acto protocolar incluye adjuntar el acta de entrega de terreno.

• Se puede iniciar a registrar anotaciones y avanzar el cuaderno desde esa fecha.

• En caso de falta de internet, se debe solicitar el uso de cuadernos de oficio mediante un formato simple que justifique la razón.

• Solo usuarios autorizados (residente, supervisor, asistente) pueden registrar asientos, preferiblemente con firma electrónica para mayor seguridad y trazabilidad.

• El sistema registra la ubicación geográfica desde donde se hacen las anotaciones.

Cierre del Cuaderno de Obra Digital

• Lo realiza el supervisor una vez concluida la ejecución y recepcionada la obra.

• Es el asiento final que cierra formalmente el cuaderno.

• Si no se realiza el cierre por falta de internet u otros motivos, se debe gestionar adecuadamente con la entidad.

Otras Consideraciones

• Actualmente no hay integración total con módulos de ejecución contractual o sistemas de programación multianual, pero se espera en nuevas versiones.

• El sistema contempla visibilidad pública del cuaderno digital conforme a nueva normativa.

• Obras por administración directa y por contrato tienen regulación específica.

• Cambios normativos recientes (Directiva N°17-2023) actualizan procedimientos desde junio 2024.

• Recomendación de implementar firma electrónica obligatoria y registro obligatorio de ubicación para evitar fraudes.

• Procedimientos claros para sustitución de personal técnico en obra, con plazos y requisitos.